როგორ დავწეროთ დღის წესრიგი შეხვედრისთვის (სურათებით)

Სარჩევი:

როგორ დავწეროთ დღის წესრიგი შეხვედრისთვის (სურათებით)
როგორ დავწეროთ დღის წესრიგი შეხვედრისთვის (სურათებით)

ვიდეო: როგორ დავწეროთ დღის წესრიგი შეხვედრისთვის (სურათებით)

ვიდეო: როგორ დავწეროთ დღის წესრიგი შეხვედრისთვის (სურათებით)
ვიდეო: How To Write An Awesome Meeting Agenda (Tutorial & Template) 2024, მარტი
Anonim

არავის მოსწონს შეხვედრა, რომელიც გადის უმიზნოდ. თუ თქვენ ხართ პასუხისმგებელი დღის წესრიგის წერაზე, თავიდან აიცილეთ ეს სცენარი მკაფიო დღის წესრიგის დაწერით, დაადგინეთ რას დაფარავთ და რამდენ ხანს დახარჯავთ თითოეულ თემაზე. გეგმის შედგენით და შემდგომი შესრულებით თქვენ მიაღწევთ მეტს და არ დაკარგავთ კოლეგების ძვირფას დროს.

ნაბიჯები

დახმარება დღის წესრიგში

Image
Image

ანოტირებული შეხვედრის დღის წესრიგი

მე –3 ნაწილი 1: ძირითადი გეგმაზე მუშაობა

დაწერეთ დღის წესრიგი შეხვედრისთვის ნაბიჯი 1
დაწერეთ დღის წესრიგი შეხვედრისთვის ნაბიჯი 1

ნაბიჯი 1. მოითხოვეთ ინფორმაცია თქვენი კოლეგებისგან

ხალხი უფრო ჩართული იქნება შეხვედრაზე, თუ მათ აქვთ სიტყვა დღის წესრიგში. მოითხოვეთ წინადადებები იმის შესახებ, თუ რა უნდა შეიცავდეს და შეეცადეთ დაამატოთ ზოგიერთი მათგანი თქვენს დღის წესრიგში.

  • შეგიძლიათ წინასწარ გამოაგზავნოთ ელ.წერილი ან ინდივიდუალურად ეწვიოთ ხალხს.
  • დარწმუნდით, რომ ეს გააკეთეთ მინიმუმ 6-7 დღით ადრე, რათა თქვენი გუნდის წევრებს ჰქონდეთ წვლილი შეტანილი. გსურთ, რომ დღის წესრიგი დასრულდეს შეხვედრამდე 3-4 დღით ადრე.
დაწერეთ დღის წესრიგი შეხვედრისთვის ნაბიჯი 2
დაწერეთ დღის წესრიგი შეხვედრისთვის ნაბიჯი 2

ნაბიჯი 2. ჩამოაყალიბეთ თქვენი მთავარი მიზანი ან ამოცანები

შეხვედრას უნდა ჰქონდეს განსაზღვრული მიზანი, როგორიცაა გადაწყვეტილების მიღება, ინფორმაციის გაზიარება, სამომავლო გეგმების შედგენა ან პროგრესის ანგარიშების გაცემა. წინააღმდეგ შემთხვევაში, თქვენ არ უნდა შეხვდეთ პირველ რიგში.

შეხვედრას შეიძლება ჰქონდეს ერთზე მეტი მიზანი. მაგალითად, შეიძლება დაგჭირდეთ პროგრესის ანგარიშების გაზიარება, რაც დაგეხმარებათ მომავალში გადაწყვეტილებების მიღებაში

დაწერეთ შეხვედრის დღის წესრიგი ნაბიჯი 3
დაწერეთ შეხვედრის დღის წესრიგი ნაბიჯი 3

ნაბიჯი 3. ფოკუსირება იმ საკითხებზე, რომლებიც გავლენას ახდენს არა მხოლოდ რამდენიმე ადამიანზე

თუ თქვენი დღის წესრიგის საკითხი შეიძლება გადაწყდეს 2 ადამიანს შორის შეხვედრით, დატოვეთ იგი. ამის ნაცვლად, გამოიყენეთ თქვენი შეხვედრის ღირებული დრო იმ პრობლემებზე მუშაობისთვის, რომელთა მოგვარებაც ყველას სჭირდება.

  • მაგალითად, თუ თქვენ და სხვა ადამიანს უნდა შეხვდეთ ახალ პროექტს, მოაწყვეთ ცალკე შეხვედრა ამისათვის.
  • თუ თქვენ ხარჯავთ შეხვედრის ძვირფას დროს იმ საკითხისათვის, რომლის გადაწყვეტაც რამდენიმე ადამიანს შეუძლია, სხვები იგრძნობენ, რომ თქვენ მათ დროს კარგავთ. გარდა ამისა, ძნელია დანიშნოს შეხვედრები უამრავ ადამიანთან, ასე რომ გამოიყენე შესაძლებლობა.
დაწერეთ შეხვედრის დღის წესრიგი ნაბიჯი 4
დაწერეთ შეხვედრის დღის წესრიგი ნაბიჯი 4

ნაბიჯი 4. შეზღუდეთ თქვენი დღის წესრიგის პუნქტების ჩამონათვალი იქამდე, რისი დაფარვაც გსურთ

პრიორიტეტი მიანიჭეთ იმას, რაც ყველაზე მნიშვნელოვანია ამ შეხვედრაზე გასაკეთებლად. თქვენ ვერ შეძლებთ ყველაფრის დაფარვას, ასე რომ მიჰყევით იმას, რაც აბსოლუტურად ყველაზე მნიშვნელოვანია.

  • მაგალითად, შესაძლოა გქონდეთ „პროექტის მოლაპარაკებების ვადები“, „პროგრესის ანგარიშები“, „ახალი პროექტები“და „ბრეინსტორმინგის სესია“. თქვენ შეიძლება გადაწყვიტოთ, რომ თქვენ არ გაქვთ დრო ამ შეხვედრაზე გონებრივი იერიშის სესიისთვის.
  • შეიძლება დაგჭირდეთ მცირე შეხვედრების დაგეგმვა, რათა დაგეხმაროთ იმ საქმეების შესრულებაში, რომლებიც თქვენი მთავარი დღის წესრიგიდან არ მოდის დიდი შეხვედრისთვის.
დაწერეთ დღის წესრიგი შეხვედრისთვის ნაბიჯი 5
დაწერეთ დღის წესრიგი შეხვედრისთვის ნაბიჯი 5

ნაბიჯი 5. ჯერ დაგეგმეთ ყველაზე მნიშვნელოვანი თემები

შეხვედრების დაგეგმვისას, როგორც წესი, კარგი პოლიტიკაა გრაფიკის წინასწარ ჩატვირთვა ყველაზე მნიშვნელოვანი თემებით. ეს უზრუნველყოფს, რომ ყველას შეეძლება ამ მნიშვნელოვანი თემების განხილვა, როდესაც ისინი შეხვედრის დასაწყისში ყველაზე მკვეთრად და ყველაზე ნაკლებად დაღლილები იქნებიან.

  • მაგალითად, შეიძლება დაგჭირდეთ გადაწყვეტილებების მიღების საკითხების წინ წამოწევა პროგრესის ანგარიშებზე (თუ გადაწყვეტილების მისაღებად არ გჭირდებათ პროგრესის ანგარიშების მოსმენა).
  • გარდა ამისა, თუ შეხვედრის დასრულება ადრეა საჭირო ან გარკვეული დამსწრეები უნდა დატოვონ დასრულებამდე, თქვენ უკვე განიხილეთ ყველაზე მნიშვნელოვანი თემები.
დაწერეთ შეხვედრის დღის წესრიგი ნაბიჯი 6
დაწერეთ შეხვედრის დღის წესრიგი ნაბიჯი 6

ნაბიჯი 6. დაადგინეთ რამდენი დრო დასჭირდება თითოეულ ნივთს

მიუხედავად იმისა, რომ თქვენ ზუსტად არ იცით რამდენი დრო დასჭირდება თითოეულ ნივთს, თქვენ გჭირდებათ ზოგადი იდეა. გაითვალისწინეთ რამდენ ხანს გრძელდება შეხვედრა და რამდენი თემის გასაშუქებელია. შეეცადეთ მეტი დრო დაუთმოთ ყველაზე მნიშვნელოვან თემებს.

  • მაგალითად, შესაძლოა თქვენ დაუთმოთ 30 წუთი პროგრესის ანგარიშებისათვის, 10 წუთი დისკუსიისთვის და 10 წუთი ახალი ვადების კენჭისყრისთვის.
  • თუ თქვენ არ გაქვთ განსაზღვრული დრო თემებისთვის, თქვენ ვერ გაივლით თქვენს დღის წესრიგს. იფიქრეთ შეხვედრის დაწყების დროზე, რადგან თქვენ შეიძლება გადაწყვიტოთ, რომ ვერ დაფარავთ ყველაფერს, რაც გსურთ გამოყოფილ დროში.
  • გაითვალისწინეთ იმ ადამიანების რაოდენობა, რომლებიც ესწრებიან თქვენს შეხვედრას დროის გაზრდის განსაზღვრისას. თუ 15 ადამიანი გყავთ და თემას 15 წუთს აძლევთ, ეს ნიშნავს, რომ თითოეულ ადამიანს შეუძლია ისაუბროს მხოლოდ ერთ წუთზე ნაკლებ დროზე. მაშინაც კი, თუ ყველა არ საუბრობს, ეს შეიძლება იყოს მჭიდრო მორგებული.

3 ნაწილი 2: დღის წესრიგის შედგენა

დაწერეთ დღის წესრიგი შეხვედრისთვის ნაბიჯი 7
დაწერეთ დღის წესრიგი შეხვედრისთვის ნაბიჯი 7

ნაბიჯი 1. დაიწყეთ სათაურით თქვენი დღის წესრიგისა და შეხვედრისთვის

თქვენი სათაური უნდა უთხრას მკითხველს, რომ ისინი კითხულობენ დღის წესრიგს. მან ასევე უნდა გააცნოს შეხვედრის თემა. როდესაც თქვენ მიიღებთ გადაწყვეტილებას, განათავსეთ თქვენი სათაური ცარიელი დოკუმენტის თავზე. შეინახეთ თქვენი სათაური მარტივი და ზუსტი.

  • მაგალითად, თქვენი სათაური შეიძლება იყოს "ივლისის შეხვედრის დღის წესრიგი: ახალი პროექტის იდეების განხილვა" ან "2019 წლის აგვისტოს შეხვედრის დღის წესრიგი: პროექტის ვადების გადატანა".
  • მიჰყევით უბრალო, საქმიანი შრიფტს, როგორიცაა Times New Roman ან Calibri.
დაწერეთ დღის წესრიგი შეხვედრისთვის ნაბიჯი 8
დაწერეთ დღის წესრიგი შეხვედრისთვის ნაბიჯი 8

ნაბიჯი 2. გამოყავით დრო შეხვედრაზე მისალმებისა და მისალმებისათვის

შეხვედრის ეს ნაწილი აძლევს ხალხს გამარჯობის თქმას. ეს ასევე სივრცეა თქვენთვის ან შეხვედრის სხვა ლიდერებისთვის, რომ გახსნან შეხვედრა და განიხილონ ძირითადი საკითხები, რომლებსაც თქვენ დაფარავთ.

  • თქვენ ასევე შეგიძლიათ გამოიყენოთ ყინულის ამომრთველი, თუ შეხვედრა მოიცავს ბევრ ადამიანს, ვინც არ იცნობს ერთმანეთს.
  • თუ თქვენ წერთ დღის წესრიგს დიდი შეხვედრისთვის, თქვით კონფერენციაზე, ამ ნაწილისთვის საჭირო დრო შეიძლება იყოს მნიშვნელოვანი. მცირე ოფისის შეხვედრაზე, ამ ნაწილს შეიძლება მხოლოდ რამდენიმე წუთი დასჭირდეს.
  • თქვენ ასევე შეგიძლიათ დატოვოთ ადგილი დღის წესრიგის ცვლილებების დასაწყისში.
დაწერეთ შეხვედრის დღის წესრიგი ნაბიჯი 9
დაწერეთ შეხვედრის დღის წესრიგი ნაბიჯი 9

ნაბიჯი 3. ჩამოაყალიბეთ თქვენი დღის წესრიგის საკითხები, როგორც კითხვები თქვენი გუნდის წევრების დასაინტერესებლად

როდესაც დღის წესრიგში მხოლოდ რამდენიმე სიტყვას დააყენებთ, ამან შეიძლება თქვენი კოლეგები დაბნეული დატოვოს. კითხვა ეხმარება კონტექსტის უზრუნველყოფაში და აძლევს მათ შანსს დროულად იფიქრონ ამაზე.

  • მაგალითად, "პროექტის ვადების" დაწერის ნაცვლად, შეგიძლიათ დაწეროთ: "შეიძლება თუ არა პროექტის ვადები გადაიზარდოს მზარდი მოთხოვნის დასაკმაყოფილებლად?"
  • საჭიროების შემთხვევაში, დაამატეთ მოკლე აღწერა კითხვის ქვეშ.
დაწერეთ დღის წესრიგი შეხვედრისთვის ნაბიჯი 10
დაწერეთ დღის წესრიგი შეხვედრისთვის ნაბიჯი 10

ნაბიჯი 4. ჩაწერეთ სავარაუდო დრო დღის წესრიგის თითოეული თემის გვერდით

მიუხედავად იმისა, რომ თქვენ სულაც არ გჭირდებათ დროის ჩართვა, მას შეუძლია დაეხმაროს ხალხს მომზადებაში. ეს საშუალებას მისცემს მათ მოითხოვონ მეტი დრო, მაგალითად, საჭიროების შემთხვევაში.

ის ასევე აძლევს ხალხს შანსს შეამცირონ შენიშვნები, თუ დრო მოკლეა

დაწერეთ შეხვედრის დღის წესრიგი ნაბიჯი 11
დაწერეთ შეხვედრის დღის წესრიგი ნაბიჯი 11

ნაბიჯი 5. შექმენით პროცესი სიაში თითოეული პუნქტისთვის

პროცესი ადგენს, თუ როგორ მიუდგებით დღის წესრიგის თითოეულ პუნქტს. მაგალითად, თუ თქვენ საუბრობთ პროექტის ვადების გადატანაზე, ყველა ადამიანი მიდის თემაზე პროცესის სხვადასხვა წერტილიდან. პროცესის დამყარებით, თქვენ ყველას ერთ გვერდზე ხვდებით.

მაგალითად, ვთქვათ, დღის წესრიგის პუნქტია: "შეიძლება თუ არა პროექტის ვადების გადაწევა მზარდი მოთხოვნის დასაკმაყოფილებლად?" თქვენი პროცესი შეიძლება იყოს "10 წუთი მიმდინარე პროგრესის განსახილველად. 15 წუთი იმის დასადგენად, თუ რა დასჭირდება პროდუქტიულობის გაზრდას. 10 წუთი დადებითი და უარყოფითი მხარეების შესაფასებლად. 5 წუთი ხმის მიცემის თაობაზე, უნდა გაიზარდოს თუ არა ვადები"

დაწერეთ შეხვედრის დღის წესრიგი ნაბიჯი 12
დაწერეთ შეხვედრის დღის წესრიგი ნაბიჯი 12

ნაბიჯი 6. დაადგინეთ ვინ უხელმძღვანელებს დღის წესრიგის თითოეულ მონაკვეთს

გაითვალისწინეთ ვინ უძღვება შეხვედრის თითოეულ ნაწილს. ნუ მისცემთ ამ ადამიანს სიურპრიზს. თქვენ უნდა მოაგვაროთ ეს დროზე ადრე და შემდეგ ჩაწეროთ დღის წესრიგში.

თუ თქვენ ხელმძღვანელობთ მთელ შეხვედრას, შეგიძლიათ აღნიშნოთ ის დღის წესრიგის სათავეში

დაწერეთ შეხვედრის დღის წესრიგი ნაბიჯი 13
დაწერეთ შეხვედრის დღის წესრიგი ნაბიჯი 13

ნაბიჯი 7. გამოყავით დრო გრაფიკში ნებისმიერი სპეციალური სტუმრისთვის

თუ რომელიმე სტუმარი მოვა თქვენს შეხვედრაზე მნიშვნელოვანი საკითხების განსახილველად, თქვენ გსურთ შეხვედრის დროის ნაწილი დაუთმოთ ამ ადამიანებს. დაგეგმეთ თითოეულ სტუმარს მიანიჭოთ დღის წესრიგში ერთი ჩანაწერი მაშინაც კი, თუ მათ აქვთ ერთზე მეტი დისკუსიის თემა. ამ გზით ისინი შეძლებენ თავიანთი თემების ორგანიზებას ისე, როგორც საჭიროდ თვლიან.

უმჯობესია დაუკავშირდეთ სტუმრებს წინასწარ იმის გასარკევად, თუ რამდენი დრო დასჭირდება თითოეულ მათგანს დისკუსიის თემისთვის. ეს გვეხმარება თავიდან ავიცილოთ უხერხული კონფლიქტების დაგეგმვა

დაწერეთ შეხვედრის დღის წესრიგი ნაბიჯი 14
დაწერეთ შეხვედრის დღის წესრიგი ნაბიჯი 14

ნაბიჯი 8. დატოვეთ გახსნა სხვა ბიზნესისთვის

დღის წესრიგის ეს ნაწილი უნდა დასრულდეს. ეს უბრალოდ გაძლევთ შანსს ჰკითხოთ სხვებს, სხვა რამეს ხომ არ სჭირდება შეხვედრაზე საუბარი. გარდა ამისა, ეს აძლევს წევრებს შანსს დაუბრუნდნენ იმას, რაც შესაძლოა უფრო ადრე გამხდარიყო.

  • როდესაც თქვენ ჩართავთ დღის წესრიგში, ეს აცნობებს წევრებს, რომ მათ ექნებათ შანსი შეიტანონ წვლილი მაშინაც კი, თუ ის, რაზეც მათ სჭირდებათ საუბარი, არ არის დაფარული თქვენი დღის წესრიგით.
  • თქვენ ასევე შეგიძლიათ ჩართოთ დრო კითხვებისა და პასუხებისთვის ამ განყოფილებაში.

მე -3 ნაწილი 3: დღის წესრიგის დასრულება

დაწერეთ დღის წესრიგი შეხვედრისთვის ნაბიჯი 15
დაწერეთ დღის წესრიგი შეხვედრისთვის ნაბიჯი 15

ნაბიჯი 1. დაამატეთ შეხვედრის დეტალები დღის წესრიგში

მიუთითეთ შეხვედრის დრო, თარიღი და ადგილი. ასევე, დაამატეთ ყველას სახელი, ვინც იქნება შეხვედრაზე. ამგვარად, ადამიანებმა დროზე ადრე იციან ვისთან შეძლებენ დაკავშირებას იქ ყოფნისას.

  • ასევე კარგი იდეაა ადამიანების ჩართვა, რომლებიც ჩვეულებრივ იქ იქნებოდნენ, მაგრამ ვერ მოდიოდნენ ამ შეხვედრაზე. განმარტეთ, რომ ისინი ვერ შეძლებენ დასწრებას.
  • ჩართეთ რუკა ან მითითებები, თუ გყავთ ადამიანები, რომლებიც არ იცნობენ თქვენს ადგილს შეხვედრას.
დაწერეთ შეხვედრის დღის წესრიგი ნაბიჯი 16
დაწერეთ შეხვედრის დღის წესრიგი ნაბიჯი 16

ნაბიჯი 2. გაითვალისწინეთ ნებისმიერი წინასწარი სამუშაო, რომელიც უნდა გაკეთდეს შეხვედრისთვის

შესაძლოა, არის რაღაც, რაც თქვენს კოლეგებს უნდა წაიკითხონ დროზე ადრე, ან იქნებ მათ სჭირდებათ გადაწყვეტილებების კვლევა. თქვენ ასევე გინდათ რომ მათ იფიქრონ გარკვეულ პრობლემებზე.

შექმენით სივრცე დღის წესრიგის ბოლოში. გახადეთ იგი გამორჩეული თამამი შრიფტით ან ხაზგასმით, რომ მონაწილეებმა ნახონ იგი

დაწერეთ შეხვედრის დღის წესრიგი ნაბიჯი 17
დაწერეთ შეხვედრის დღის წესრიგი ნაბიჯი 17

ნაბიჯი 3. შეამოწმეთ დღის წესრიგი შეცდომების გამოქვეყნებამდე

იმის გამო, რომ ზოგიერთი დამსწრე შეიძლება დიდწილად დაეყრდნოს შეხვედრის დღის წესრიგს, მიზანშეწონილია გამოაქვეყნოთ ის შეცდომების და სისრულის გამოქვეყნებამდე. ამის გაკეთება არ არის მხოლოდ თავაზიანობა დამსწრეთა მიმართ; ის ასევე დადებითად აისახება თქვენს ყურადღებას დეტალებზე და მათ მიმართ პატივისცემას.

დაწერეთ შეხვედრის დღის წესრიგი ნაბიჯი 18
დაწერეთ შეხვედრის დღის წესრიგი ნაბიჯი 18

ნაბიჯი 4. გაგზავნეთ დღის წესრიგი შეხვედრამდე 3-4 დღით ადრე

მიეცით საშუალება თქვენს კოლეგებს ნახონ დღის წესრიგი, აძლევს მათ მომზადების შანსს. თქვენ არ გსურთ მისი გაგზავნა ძალიან ადრე, თუმცა, რადგან ის დაიკარგება შერევაში.

კონფერენციებზე უფრო დიდი შეხვედრებისთვის შეიძლება დაგჭირდეთ დღის წესრიგის წინასწარ ამოღება

Რჩევები

  • სცადეთ გამოიყენოთ შაბლონი, რომელიც მოყვება თქვენს ტექსტურ პროცესორს. ტექსტის დამუშავების ბევრ პროგრამას, როგორიცაა Microsoft Office, Pages for Mac და ა. შ., აქვს შაბლონები სხვადასხვა სახის პირადი და პროფესიული დოკუმენტებისათვის, რომელიც შეიძლება შეიცავდეს შეხვედრების დღის წესრიგს. ეს შაბლონები აადვილებს პროფესიონალურ დოკუმენტის დამზადებას სწრაფად და მარტივად.
  • თუ თქვენს კომპანიას აქვს სპეციალური ფორმა დღის წესრიგისთვის, გამოიყენეთ ეს ფორმა შაბლონად.
  • დაიცავით თქვენი დღის წესრიგი, მაგრამ იყავით მოქნილი. დარწმუნდით, რომ თქვენი შეხვედრა გრაფიკზეა და საათს დააკვირდებით. როდესაც გეძლევათ შესაძლებლობა, ზრდილობიანად მიიწიეთ შეხვედრა წინ და თქვით მსგავსი რამ: "ჩვენ უნდა გადავიდეთ შემდეგ თემაზე, თუ გვსურს აქედან დროულად გასვლა".

გირჩევთ: