როგორ დავწეროთ ყოველკვირეული ანგარიში (სურათებით)

Სარჩევი:

როგორ დავწეროთ ყოველკვირეული ანგარიში (სურათებით)
როგორ დავწეროთ ყოველკვირეული ანგარიში (სურათებით)

ვიდეო: როგორ დავწეროთ ყოველკვირეული ანგარიში (სურათებით)

ვიდეო: როგორ დავწეროთ ყოველკვირეული ანგარიში (სურათებით)
ვიდეო: როგორ დავწეროთ შესაგებელი?{პასუხი შენს სამართლებრივ შეკითხვაზე} 2024, მარტი
Anonim

ყოველკვირეული ანგარიშები ხშირია ბევრ ბიზნესსა და საცალო გარემოში, ასევე კვლევით პროექტებსა და სტაჟირებებში. დაწერეთ ყოველკვირეული მყარი ანგარიში ისე, რომ თქვენს უფროსებს ჰქონდეთ მკაფიო წარმოდგენა იმის შესახებ, თუ როგორი პროგრესი გაქვთ.

ნაბიჯები

3 ნაწილი 1: თქვენი ინფორმაციის ორგანიზება

დაწერეთ ყოველკვირეული ანგარიში ნაბიჯი 1
დაწერეთ ყოველკვირეული ანგარიში ნაბიჯი 1

ნაბიჯი 1. განსაზღვრეთ თქვენი ანგარიშის მიზანი

მიუხედავად იმისა, რომ თქვენ შეიძლება მოგეთხოვოთ ყოველკვირეული ანგარიშების წარდგენა, როგორც თქვენი სამუშაო მოვალეობების ნაწილი, თქვენი სამსახურის შენარჩუნება არ არის თავად ანგარიშის მიზანი. იმის განსაზღვრა, თუ რატომ სურს თქვენს დამსაქმებელს ყოველკვირეული ანგარიშები, დაგეხმარებათ ზუსტად განსაზღვროთ რა ინფორმაცია უნდა შეიცავდეს მას და რომელი პუნქტებია ყველაზე მნიშვნელოვანი.

  • როგორც წესი, თქვენი ანგარიში უნდა აცნობოს მენეჯერებს თქვენი პროექტების სტატუსზე ან დაეხმაროს მათ გადაწყვეტილების მიღებაში.
  • მაგალითად, თუ თქვენ ხართ საცალო მაღაზიის მენეჯერი, შეიძლება მოგეთხოვოთ ყოველკვირეული ანგარიშების წარდგენა, რომლებიც შეაჯამებს თქვენს გაყიდვებს კვირაში. თქვენი დამსაქმებელი იყენებს ამ ანგარიშს თქვენი მაღაზიის მუშაობის, ფასების და შეკვეთების შესაფასებლად.
  • თუ თქვენ აგზავნით ყოველკვირეულ ანგარიშებს სტაჟირების ან კვლევის პროექტისათვის, მიზანია აჩვენოთ თქვენს დამსაქმებელს ან ინსტრუქტორს რამდენად პროგრესი გაქვთ და გააზიაროთ რაიმე მნიშვნელოვანი მიღწევა ან აღმოჩენა.
დაწერეთ ყოველკვირეული ანგარიში ნაბიჯი 2
დაწერეთ ყოველკვირეული ანგარიში ნაბიჯი 2

ნაბიჯი 2. განსაზღვრეთ ვინ წაიკითხავს თქვენს ანგარიშს

თქვენი ანგარიშის დაგეგმვისას გადამწყვეტია თქვენი აუდიტორიის იდენტიფიცირება. იმის ცოდნის გარეშე, თუ ვინ წაიკითხავს თქვენს ანგარიშს (და რატომ), თქვენ არ გაქვთ საშუალება იცოდეთ რომელი ინფორმაციაა ყველაზე მნიშვნელოვანი.

  • თქვენი აუდიტორიის ცოდნა ასევე დაგეხმარებათ გაიგოთ როგორ დაწეროთ თქვენი ანგარიში და რა სახის ენა გამოიყენოთ. მაგალითად, თქვენ დაწერდით სრულიად განსხვავებულ ანგარიშს, თუ თქვენი აუდიტორია ხუთწლიანი ბავშვების ჯგუფი იყო, ვიდრე ამას თქვენ წერდით მსხვილი კორპორაციის აღმასრულებლებისთვის.
  • თქვენ ასევე უკეთეს წარმოდგენას მიიღებთ იმაზე, რაც თქვენსმა აუდიტორიამ უკვე იცის და რა გჭირდებათ უფრო ღრმად ასახსნელად ან დამატებითი რესურსების უზრუნველსაყოფად. მაგალითად, თუ თქვენ წერთ ყოველკვირეულ ანგარიშს იურიდიულ საკითხზე, რომელსაც წაიკითხავს იურისტების ჯგუფი, არ არის საჭირო კანონის სიღრმისეული შეჯამება. ამასთან, ასეთი შეჯამება შეიძლება დაგჭირდეთ, თუ თქვენ წერდით საკითხის შესახებ აღმასრულებლებისთვის ან ადმინისტრატორებისთვის, რომლებსაც არ ჰქონდათ იურიდიული სწავლება.
  • თუ თქვენი ანგარიში საჭიროა სტაჟირებასთან, კვლევით პროექტთან ან სხვა სასკოლო აქტივობასთან ერთად, გახსოვდეთ, რომ თქვენი აუდიტორია არ არის თქვენი პროფესორი ან ინსტრუქტორი - მიუხედავად იმისა, რომ თქვენ შესაძლოა მას გადასცემთ მას. ამ კონტექსტში თქვენი აუდიტორიის მოსაძებნად, ყურადღება გაამახვილეთ თქვენი პროექტის ბუნებაზე და მთლიანად თქვენს დისციპლინაზე.
დაწერეთ ყოველკვირეული ანგარიში ნაბიჯი 3
დაწერეთ ყოველკვირეული ანგარიში ნაბიჯი 3

ნაბიჯი 3. პრიორიტეტად დაასახელეთ თქვენი ანგარიშის ძირითადი პუნქტები

მიუხედავად იმისა, რომ თქვენ უნდა შეინარჩუნოთ თქვენი ანგარიში რაც შეიძლება მოკლედ, მაინც სავარაუდოა, რომ თქვენი აუდიტორია არ წაიკითხავს ანგარიშს მთლიანად. ამის აღიარებისთვის, თქვენ უნდა განათავსოთ ყველაზე მნიშვნელოვანი ინფორმაცია, ან ქვედა ხაზი, თქვენი ანგარიშის დასაწყისში.

  • მაგალითად, თუ თქვენი ანგარიშის მიზანია შეადაროთ და შეადაროთ სამი განსხვავებული ბრენდის აღჭურვილობა და გირჩიოთ ის, რაც თქვენი აზრით საუკეთესო იქნება კომპანიისთვის, თქვენი დასკვნა უნდა იყოს წინ. შემდეგ შეგიძლიათ გააგრძელოთ ახსნა რატომ.
  • საერთოდ, თქვენ გინდათ რომ თქვენი ანგარიშის პირველი გვერდი შედგებოდეს შედეგების, რეკომენდაციების ან დასკვნების შეჯამებისაგან. გამოიყენეთ ანგარიშის დანარჩენი ნაწილი უფრო ღრმად, და მკითხველები უფრო შორს წავლენ, თუკი საჭიროებას იგრძნობენ ან სურთ გააფართოვონ თქვენი დასკვნები.
დაწერეთ ყოველკვირეული ანგარიში ნაბიჯი 4
დაწერეთ ყოველკვირეული ანგარიში ნაბიჯი 4

ნაბიჯი 4. იცოდეთ თქვენი ანგარიშის ტიპიური "ბედი"

უმეტეს შემთხვევაში, ყოველკვირეული ანგარიშები საჭიროა ჩანაწერების შენახვის მიზეზების გამო და ისინი შესაბამისად შეიტანება. არ არის გავრცელებული ყოველკვირეული ანგარიშის წაკითხვა უმეტეს კონტექსტში და არ უნდა ელოდოთ, რომ ასე იქნება.

  • თუმცა, ნუ გამოიყენებთ ამას საბაბად, რათა გაყალბოთ თქვენი ანგარიში ან ჩართოთ ცუდი ხარისხის დაუდევარი სამუშაოები. თქვენი ანგარიში უნდა იყოს თქვენი და თქვენი სამუშაო ეთიკის ანარეკლი. სავარაუდოა, რომ დაინიშნოს დაუდევარი მოხსენება და ნათქვამი "მე ვიცოდი, რომ შენ ნამდვილად არ აპირებდი მის წაკითხვას" არ არის საბაბი არასაკმარისი სამუშაო პროდუქტისთვის.
  • მიუხედავად იმისა, რომ გსურთ, რომ მოხსენება მთლიანად იყოს მაღალი ხარისხის და კარგად დაწერილი, ყურადღება გაამახვილეთ იმ ანგარიშის იმ ნაწილზე, რომელსაც თქვენი აუდიტორია ყველაზე მეტად წაიკითხავს. ეს, როგორც წესი, არის თქვენი შემაჯამებელი და თქვენი დასკვნები ან რეკომენდაციები. ეს უნდა იყოს უნაკლო.
  • გაითვალისწინეთ, რომ თქვენი დამსაქმებელი არ კითხულობს თქვენს ანგარიშს, რადგან მათ არ აინტერესებთ, ან იმიტომ, რომ ის უმნიშვნელოა. ადამიანები მაღალი რანგის მენეჯმენტში ან აღმასრულებელ თანამდებობებზე არიან ძალიან დაკავებულნი და ისინი ოსტატურად აგროვებენ ინფორმაციას, რაც მათ სჭირდებათ გადაწყვეტილების ეფექტურად მისაღებად. ისინი არ წაიკითხავენ მთელ მოხსენებას, თუკი არ მოუწევთ - მაგრამ ისინი შეინარჩუნებენ იმ შემთხვევაში, თუკი მათ სურთ დაბრუნდნენ და მოგვიანებით კვლავ შეხედონ მას.

3 ნაწილი 2: თქვენი ანგარიშის ფორმატირება

დაწერეთ ყოველკვირეული ანგარიში ნაბიჯი 5
დაწერეთ ყოველკვირეული ანგარიში ნაბიჯი 5

ნაბიჯი 1. მოითხოვეთ ნიმუშები

ბევრ კომპანიას აქვს ყოველკვირეული ანგარიშების სტანდარტული ფორმატი და მენეჯერები ან აღმასრულებლები შეიძლება მიჩვეულები იყვნენ მათი ინფორმაციის ამგვარად მიღებას. განსხვავებული ფორმატის გამოყენებამ შეიძლება გამოიწვიოს იმედგაცრუება და დაბნეულობა.

  • ეს განსაკუთრებით მნიშვნელოვანია გაყიდვების ანგარიშებთან დაკავშირებით. მენეჯერები ეჩვევიან ანგარიშის თვალიერებას და იციან, სად იქნება გვერდზე კონკრეტული ფიგურა ან ინფორმაციის ნაწილი. თუ თქვენ იყენებთ სხვა ფორმატს, თქვენი ანგარიში მათთვის პრაქტიკულად უსარგებლო იქნება, რადგან მათ რეალურად უნდა წაიკითხონ, რათა იპოვონ ის, რაც სჭირდებათ.
  • ესაუბრეთ ადმინისტრაციულ ასისტენტებს და გაარკვიეთ არის თუ არა შაბლონი, რომელიც შეგიძლიათ გამოიყენოთ ფორმატირებისთვის, ასე რომ თქვენ არ გჭირდებათ მისი ნულიდან შექმნა თქვენი ტექსტის დამუშავების პროგრამაში. ბევრ კომპანიას აქვს დოკუმენტის შაბლონი სწორი პარამეტრებით, მათ შორის მინდვრები, ცხრილები, აბზაცების სტილები და შრიფტები.
დაწერეთ ყოველკვირეული ანგარიში ნაბიჯი 6
დაწერეთ ყოველკვირეული ანგარიში ნაბიჯი 6

ნაბიჯი 2. განვიხილოთ მიწოდების მეთოდი

თუ თქვენ დაბეჭდავთ ქაღალდის დოკუმენტს, ან აგზავნით დოკუმენტს ციფრულად დანართის სახით, თქვენ აპირებთ თქვენი ანგარიშის სხვაგვარად ფორმატირებას, ვიდრე ამას გააკეთებდით, თუ ის უბრალოდ უნდა შედიოდეს ელ.ფოსტის მთავარ ნაწილში.

  • მაგალითად, თუ თქვენ აგზავნით თქვენს ანგარიშს ელ.ფოსტის დანართის სახით, თქვენ უნდა შეიყვანოთ თქვენი აღმასრულებელი რეზიუმე თქვენი ელ.ფოსტის სხეულში. ამრიგად, თქვენს მკითხველს არ უნდა გახსნას დანართი, რომ გაიგოს თქვენი მოხსენების შინაარსი.
  • თუ თქვენ აგზავნით ქაღალდის ანგარიშს, უფრო სავარაუდოა, რომ თქვენ უნდა შეიტანოთ სამოტივაციო წერილი ან სათაურის გვერდი, რათა თქვენი ანგარიში სწორად იყოს იდენტიფიცირებული და შეტანილი.
  • მიუხედავად იმისა, თუ როგორ წარადგენთ თქვენს ანგარიშს, დარწმუნდით, რომ თქვენი სახელი არის ყველა გვერდზე და რომ ყველა გვერდი დანომრილია "X of Y" ფორმატში. გვერდების ადვილად გამოყოფა შესაძლებელია და ადამიანებს უნდა შეეძლოთ ერთი შეხედვით გაარკვიონ არის თუ არა მთელი ანგარიში იქ და ვისგან არის ეს ანგარიში.
  • თქვენ შეგიძლიათ მარტივად შეიტანოთ საჭირო ინფორმაცია სათაურის სახით თითოეულ გვერდზე. მაგალითად, თქვენს სათაურში შეიძლება წაიკითხოს "Sally Sunshine Sales Report, Week 32, Page 3 of 7".
დაწერეთ ყოველკვირეული ანგარიში ნაბიჯი 7
დაწერეთ ყოველკვირეული ანგარიში ნაბიჯი 7

ნაბიჯი 3. ჩართეთ აღმასრულებელი რეზიუმე

აღმასრულებელი რეზიუმე არის მთელი ანგარიშის მოკლე შინაარსი - ჩვეულებრივ მხოლოდ ერთი ან ორი აბზაცი, რამდენიმე მოხსენებით თქვენი ანგარიშის თითოეული ნაწილისთვის. ზოგადი იდეა ისაა, რომ აღმასრულებელ დირექტორს შეეძლო წაიკითხა ეს რეზიუმე და, იმ პირობით, რომ იგი შეესაბამებოდა ამ საკითხთან დაკავშირებულ პირვანდელ მოლოდინს, მათ შეეძლოთ ზომების მიღება შემდგომი წაკითხვის გარეშე.

  • აღმასრულებელი შეჯამებისთვის, განსაკუთრებით მნიშვნელოვანია მკაფიო, ლაკონური ენის გამოყენება, რომლის წაკითხვაც ადვილია. მოერიდეთ ჟარგონს ან ხელოვნების პირობებს, რომლებიც საჭიროებენ რაიმე ახსნას, მაშინაც კი, თუ იცით, რომ თქვენი აუდიტორია კარგად ერკვევა ამ პირობებში.
  • დაწერეთ აღწერილობა ბოლოს, მას შემდეგ რაც დაასრულებთ თქვენი ანგარიშის ყველა სხვა ნაწილს. ყოველივე ამის შემდეგ, თქვენ არ შეგიძლიათ შეაჯამოთ ის, რაც ჯერ არ არის დაწერილი. მაშინაც კი, თუ თქვენ გაქვთ დეტალური მონახაზი, საიდანაც აპირებთ თქვენი ანგარიშის დაწერას, ყველაფერი შეიძლება შეიცვალოს წერის დროს.
დაწერეთ ყოველკვირეული ანგარიში ნაბიჯი 8
დაწერეთ ყოველკვირეული ანგარიში ნაბიჯი 8

ნაბიჯი 4. შექმენით თქვენი აბზაცები და სექციები

მას შემდეგ რაც გაიგებთ რა ფორმატით იქნება წარმოდგენილი თქვენი ანგარიში, შეიმუშავეთ თქვენი ანგარიშის იმ მონაკვეთების მონახაზი, რომელიც შეესაბამება თქვენი ანგარიშის მიზანს.

  • შეამოწმეთ თქვენი მონახაზი, რომ დარწმუნდეთ, რომ ის ლოგიკურად მიედინება ერთი სექციიდან მეორეზე და დარწმუნდით, რომ ის მორგებულია კონკრეტულ აუდიტორიაზე, რომელიც თქვენ განსაზღვრეთ თქვენი ანგარიშისათვის.
  • თქვენი მოხსენება, როგორც წესი, შეიცავს შემაჯამებელ შეჯამებას, შესავალს, დასკვნებს და რეკომენდაციებს, დასკვნებს და დისკუსიას და მითითებების ჩამონათვალს. თქვენ შეიძლება შეიტანოთ შესაბამისი მონაცემების დანართები, ასევე შინაარსის ცხრილი უფრო გრძელი ანგარიშებისთვის - მაგრამ ყოველკვირეული ანგარიშები, როგორც წესი, არ იქნება ამხელა.
  • თქვენი ანგარიშის თითოეული ნაწილი ეხება ერთ თემას. ამ განყოფილებაში თითოეული პარაგრაფი განიხილავს ერთ იდეას. მაგალითად, თუ თქვენს ყოველკვირეულ გაყიდვების ანგარიშში გაქვთ განყოფილება სახელწოდებით "პოპულარული საბავშვო ბრენდები", შეიძლება გქონდეთ ცალკე პარაგრაფი თითოეული ბრენდისთვის. თუ თქვენ დაყოფთ ბიჭისა და გოგოს ტანსაცმელს, შეიძლება გქონდეთ ქვეგანყოფილებები (შესაბამისი ქვესათაურებით) თითოეული ბრენდისთვის, შემდეგ ერთი პარაგრაფი, სადაც განხილულია ბიჭის ტანსაცმელი ამ ბრენდისთვის და მეორე პარაგრაფი განიხილავს გოგონას ტანსაცმელს.
დაწერეთ ყოველკვირეული ანგარიში ნაბიჯი 9
დაწერეთ ყოველკვირეული ანგარიში ნაბიჯი 9

ნაბიჯი 5. საჭიროების შემთხვევაში შექმენით სათაურის გვერდი ან სამოტივაციო წერილი

უფრო მოკლე მოხსენებებს შეიძლება არ სჭირდებოდეს ცალკე სათაურის გვერდი, მაგრამ უფრო ხანგრძლივ ანგარიშებს უნდა ჰქონდეთ ერთი გვერდი, რომელიც განსაზღვრავს თქვენ როგორც მოხსენების შემქმნელს და მოკლედ აღწერს მის მიზანს.

  • სათაურის გვერდი განსხვავდება აღწერილობისაგან და არსებითად შეიცავს ინფორმაციას ადმინისტრაციული მიზნებისთვის, რათა ანგარიში იყოს სათანადოდ შედგენილი.
  • თქვენს დამსაქმებელს შეიძლება ჰქონდეს კონკრეტული საფარი, რომელიც საჭიროა ყოველკვირეული ანგარიშებისთვის. თუ ეს ასეა, დარწმუნდით, რომ იყენებთ ზუსტად ამ ფორმატს.
  • მინიმუმ, თქვენი სათაურის გვერდი უნდა შეიცავდეს თქვენი ანგარიშის სათაურს ან აღწერას (მაგალითად, "გაყიდვების ყოველკვირეული ანგარიში"), თქვენს სახელს და ანგარიშში სხვა მონაწილეების სახელებს, თქვენი კომპანიის სახელს და დასრულების თარიღს. ან წარუდგინა ანგარიში.

ნაწილი 3 3: ძლიერი ენის გამოყენება

დაწერეთ ყოველკვირეული ანგარიში ნაბიჯი 10
დაწერეთ ყოველკვირეული ანგარიში ნაბიჯი 10

ნაბიჯი 1. შექმენით ეფექტური სათაურები და ქვესათაურები

თქვენი სათაურები და ქვესათაურები მკითხველს საშუალებას აძლევს სწრაფად იპოვოს თქვენი ანგარიშის კონკრეტული მონაკვეთები, რომლებიც მათ აინტერესებთ ან რისი წაკითხვაც სურთ, რათა მიიღოთ მეტი ინფორმაცია თქვენს დასკვნებსა თუ რეკომენდაციებზე.

  • დარწმუნდით, რომ თქვენი სათაურები და ქვესათაურები პირდაპირ და ზუსტად აღწერს ამ განყოფილების ან ქვეგანყოფილების შინაარსს.
  • მაგალითად, თუ თქვენ ადგენთ გაყიდვების ყოველკვირეულ ანგარიშს, შეგიძლიათ ჩართოთ სექციები "ქალთა ტანსაცმლის ტენდენციები", "მამაკაცის ტანსაცმლის ტენდენციები" და "პოპულარული საბავშვო ბრენდები". ამ განყოფილებებში თქვენ შეიძლება გქონდეთ ქვესათაურები კონკრეტული ტენდენციების ან პოპულარული ბრენდების ხაზგასასმელად.
  • გამოიყენეთ ერთი და იგივე გრამატიკული კონსტრუქცია ყველა სათაურისთვის, ასე რომ თქვენი ანგარიში ლოგიკური და თანმიმდევრული იქნება. მაგალითად, თუ თქვენი პირველი სათაური არის "მამაკაცის ტანსაცმელში ფეხის დამყარება", მაშინ თქვენი მეორე სათაური უნდა იყოს "წამყვანი პაკეტი ქალთა ტანსაცმელში" - არა რაღაც "ქალთა გაყიდვების ფიგურები".
დაწერეთ ყოველკვირეული ანგარიში ნაბიჯი 11
დაწერეთ ყოველკვირეული ანგარიში ნაბიჯი 11

ნაბიჯი 2. ჩაწერეთ მკაფიო, მარტივი წინადადებები

მკაფიო წერა წინადადებებით, სტრუქტურირებული სტანდარტული „სუბიექტ-ზმნა-ობიექტის“წესრიგში, აჩვენებს აზრის სიცხადეს და ნდობას თქვენს რეკომენდაციებსა თუ დასკვნებში.

  • მას შემდეგ რაც შეადგინეთ თქვენი ანგარიში, წაიკითხეთ და მოიშორეთ ყველა არასაჭირო ენა. იპოვეთ თითოეული წინადადების მოქმედება და დააყენეთ ამ მოქმედების შემსრულებელი ზმნის გვერდით. დაფიქრდით თითოეულ წინადადებაზე, როგორც "ვინ რას აკეთებს".
  • წაშალეთ ზედმეტი და ყელის გამწმენდი ფრაზები, როგორიცაა "გამოყენება", "მიზნით" ან "იმისათვის".
  • თქვენ შეიძლება ფიქრობთ, რომ წერის ეს სტილი მოსაწყენი გეჩვენებათ, მაგრამ თქვენი ყოველკვირეული ანგარიშის აზრი გასართობი არ არის. ეს სტილი ყველაზე ეფექტურად მიიღებს თქვენს პუნქტებს და გადასცემს ინფორმაციას თქვენს მკითხველს.
დაწერეთ ყოველკვირეული ანგარიში ნაბიჯი 12
დაწერეთ ყოველკვირეული ანგარიში ნაბიჯი 12

ნაბიჯი 3. შეინარჩუნეთ თქვენი წერა ობიექტური და მიუკერძოებელი

მიუხედავად იმისა, რომ თქვენ შეიძლება რეკომენდაციებს აძლევდეთ, ეს რეკომენდაციები უნდა ეფუძნებოდეს ფაქტობრივ მტკიცებულებებს - და არა შეხედულებებს ან გრძნობებს. დაარწმუნეთ თქვენი მკითხველი ძლიერი ფაქტებითა და მკაფიო წერით.

  • მოერიდეთ ზედსართავ სახელებს და სხვა დატვირთულ სიტყვებს და ფრაზებს, რომლებსაც აქვთ დადებითი ან უარყოფითი მნიშვნელობა. ამის ნაცვლად, ყურადღება გაამახვილეთ ფაქტობრივ მიზეზებზე.
  • მაგალითად, დავუშვათ, თქვენი ყოველკვირეული გაყიდვების ანგარიშში თქვენ გირჩევთ დაწინაურებას გაყიდვების ერთ -ერთი პარტნიორისთვის. დააბრუნეთ ეს რეკომენდაცია ფაქტებით, რომლებიც ადასტურებენ თანამშრომლის ღირსეულობას და არა სუბიექტურ დეტალებს ან ემოციებს. "სალის თანმიმდევრულად აქვს ყველაზე მაღალი გაყიდვები ჩვენს მაღაზიაში, მიუხედავად იმისა, რომ კვირაში მხოლოდ 15 საათი მუშაობს" უკეთესია ვიდრე "სალი არის ყველაზე კარგი ადამიანი ჩემს პერსონალში და ყოველთვის მიდის წინ, მიუხედავად იმისა, რომ მას მოუწია შეზღუდოს სამუშაო საათები ზრუნვისთვის მისი ავადმყოფი დედისა”.
დაწერეთ ყოველკვირეული ანგარიში ნაბიჯი 13
დაწერეთ ყოველკვირეული ანგარიში ნაბიჯი 13

ნაბიჯი 4. გამოიყენეთ ძლიერი ზმნები

როდესაც წერთ აქტიური ხმით, თქვენ გაქვთ ერთი სიტყვა, რომელიც ეუბნება თქვენს მკითხველს რა მოქმედება ხდება წინადადებაში - ზმნა. გამოიყენეთ მოკლე, ძლიერი ზმნები, რომლებიც ნათლად აღწერენ მიმდინარე მოქმედებას.

  • უპირატესობა მიანიჭეთ მარტივ ზმნებს. მაგალითად, "გამოყენება" სჯობს "გამოყენებას".
  • ზმნები, რომლებიც აღწერენ აზროვნების პროცესებს - იფიქრე, იცოდე, გაიგე, დაიჯერე - ზოგჯერ აუცილებელია, მაგრამ საერთოდ ნაკლებად გამძლეა, ვიდრე ზმნები, რომლებიც აღწერენ მოქმედებას. თქვენ შეიძლება მოგიწიოთ თქვენი განცხადების ჩაღრმავება და მისი შეფუთვა, რათა ის ქმედითი გახადოს. მაგალითად, დავუშვათ თქვენ წერთ "მე მჯერა, რომ ჩვენი გაყიდვები გაიზრდება უახლოეს თვეებში". გახსენით ეს განცხადება და გაარკვიეთ, რატომ გჯერათ ამის. შემდეგ შეგიძლიათ დაწეროთ მოქმედი წინადადება, როგორიცაა "ისტორიულად, გაყიდვები იზრდება საკურორტო სეზონზე. მე ვწინასწარმეტყველებ, რომ გაყიდვები გაიზრდება ნოემბერსა და დეკემბერში".
  • იმისათვის, რომ თქვენი წერა ქმედებაზე იყოს ორიენტირებული, გაიარეთ თქვენი ანგარიში და შეეცადეთ წაშალოთ წინადადებები და ჩაანაცვლოთ –ion სიტყვები უფრო ძლიერი ზმნებით. მაგალითად, "აზრის კონსენსუსი" შეიძლება იყოს უბრალოდ "კონსენსუსი" და თუ ვინმე "უზრუნველყოფს დაცვას" უფრო ძლიერია უბრალოდ თქვა რომ "იცავს".
დაწერეთ ყოველკვირეული ანგარიში ნაბიჯი 14
დაწერეთ ყოველკვირეული ანგარიში ნაბიჯი 14

ნაბიჯი 5. მოერიდეთ პასიურ ხმას

როდესაც წერთ პასიური ხმით, თქვენ ხაზს უსვამთ მოქმედების შემსრულებელს და ხაზს უსვამთ ამ მოქმედების ობიექტს. ზოგიერთ სიტუაციაში ეს აუცილებელია პოლიტიკური ან დიპლომატიური მიზეზების გამო, მაგრამ ყველაზე ხშირად ეს იწვევს ტალახიან და დამაბნეველ წერას.

  • აქტიური ხმა კრედიტს აძლევს მათ, ვინც დაასრულეს მოქმედება და აჩვენებს ანგარიშის მკითხველს ვინ არის პასუხისმგებელი ამ ქმედებაზე. იმის გასაგებად, თუ რატომ არის ეს მნიშვნელოვანი, წარმოიდგინეთ, რომ კითხულობდით სტატიას დესტრუქციული ხანძრის შესახებ, რომელშიც ნათქვამია: "საბედნიეროდ, ყველა ბავშვი გადაარჩინა". მნიშვნელოვანია იმ პირის (ან ადამიანების) იდენტიფიკაცია, ვინც გადაარჩინა ეს ბავშვები. თუ ამ წინადადებაში იყო ნათქვამი "ადგილობრივი პასტორი ჯონ გუდლასი ათეულობით შევიდა ბავშვთა სახლში და გადაარჩინა ყველა ბავშვი", თქვენ ახლა იცით ვინ იმსახურებს დამსახურებას გმირობისათვის ამ ვითარებაში.
  • აქტიური ხმა ასევე მნიშვნელოვანია იმ ქმედებების მფლობელობაში, რომელსაც შეიძლება ჰქონდეს უარყოფითი შედეგები. თუ თქვენს ანგარიშში ჩაწერთ „შეცდომები დაუშვეს“, თქვენს დამსაქმებელს სურს იცოდეს ვინ დაუშვა ეს შეცდომები, რათა მათ სათანადოდ დაისაჯონ. თუ თქვენ დაუშვით შეცდომები, ამ შეცდომების მფლობელობა და პასუხისმგებლობის აღიარება შორს წავა.
  • თქვენს მწერლობაში პასიური ხმის აღმოსაჩენად და მოსაძებნად, მოძებნეთ ზმნები "იყოს". როდესაც იპოვით მათ, განსაზღვრეთ მოქმედება წინადადებაში, გაარკვიეთ ვინ აკეთებს ამ მოქმედებას და განათავსეთ ისინი წინ და ცენტრში.
დაწერეთ ყოველკვირეული ანგარიში ნაბიჯი 15
დაწერეთ ყოველკვირეული ანგარიში ნაბიჯი 15

ნაბიჯი 6. მონაცემების ვიზუალური ელემენტებით გადმოცემა

დიაგრამების და გრაფიკების წაკითხვა და დაცვა ბევრად უფრო ადვილია, ვიდრე პუნქტი, რომელიც იძლევა ერთსა და იმავე ინფორმაციას-განსაკუთრებით იმ შემთხვევაში, თუ ინფორმაცია, რომლის გადაცემაც გჭირდებათ, არის მძიმე.

  • შეარჩიეთ სწორი ვიზუალური ელემენტი, რომ ინფორმაცია თქვენს მკითხველს მიაწოდოთ ისე, რაც მათთვის სასარგებლოა და ასახავს თქვენი ანგარიშის მიზანს.
  • მაგალითად, თქვენ შეგიძლიათ აირჩიოთ ხაზოვანი დიაგრამა, რათა აჩვენოთ მატყლის ქურთუკების გაყიდვების ზრდის ტენდენცია. ეს პრეზენტაცია უფრო ეფექტური იქნებოდა იმის საჩვენებლად, რომ მაგიდაზე მატყლის ქურთუკების გაყიდვები ყოველთვიურად გაიზარდოს, რადგან მაგიდა მოითხოვს მკითხველს დაათვალიეროს ყველა ნომერი, შეადაროს ისინი ერთმანეთს და აღიაროს, რომ ისინი იზრდება რა ეს ყველაფერი შეიძლება გაკეთდეს ერთი შეხედვით ხაზის გრაფაში.
  • გაითვალისწინეთ, რომ თვალი იზიდავს ვიზუალურ ელემენტებს. დარწმუნდით, რომ ისინი სისუფთავე და სისუფთავეა და კარგად არის განთავსებული გვერდზე. ჩართეთ მხოლოდ ვიზუალური ელემენტები, თუ ისინი აუცილებელია თქვენი რეკომენდაციებისა თუ დასკვნებისთვის.
დაწერეთ ყოველკვირეული ანგარიში ნაბიჯი 16
დაწერეთ ყოველკვირეული ანგარიში ნაბიჯი 16

ნაბიჯი 7. გამორიცხეთ ჟარგონი

ყველა ინდუსტრიას ან აკადემიურ დისციპლინას აქვს გარკვეული ტერმინები, რომლებიც გარდაუვალია, ისევე როგორც საავტორო სიტყვები, რომლებიც პოპულარული ხდება პოპულარული წიგნებისა თუ სტატიების საფუძველზე. მიუხედავად იმისა, რომ ზოგჯერ ისინი შეიძლება სასარგებლო იყოს, როგორც წესი, ისინი არანაირ მნიშვნელობას არ იძლევიან და ვერ ახერხებენ თქვენი შეტყობინების ეფექტურად გადმოცემას.

  • შეიძლება სასარგებლო იყოს ინდუსტრიის გავრცელებული სიტყვების ჩამონათვალის დაწერა, რათა არ გამოიყენოთ ისინი თქვენს ანგარიშებში. როდესაც თქვენი ანგარიში დასრულებულია, შეგიძლიათ უბრალოდ მოძებნოთ დოკუმენტი ამ სიტყვებისთვის და საჭიროების შემთხვევაში ჩაანაცვლოთ ისინი.
  • გაითვალისწინეთ, რომ თქვენი მკითხველისთვის, მოდური ზმნის ზედმეტი გამოყენება არ აჩვენებს, რომ თქვენ ხართ "ინფორმირებული" თქვენი კონკრეტული სფეროს შესახებ - სინამდვილეში, პირიქით. აღმასრულებლები და მენეჯერები, როგორც წესი, ხანდაზმულები არიან და უნახავთ ასობით ასეთი სიტყვა, რომლებიც მოდის და მიდის. გამოიყენეთ ისინი ძალიან ხშირად და ისინი ჩათვლიან, რომ თქვენ ხართ ზარმაცი, ნამდვილად არ იცით რაზე ლაპარაკობთ, ან უბრალოდ ცდილობთ მათზე შთაბეჭდილების მოხდენას.
  • თქვენ ასევე გსურთ თავიდან აიცილოთ ზედმეტად რთული ტერმინების გამოყენება. მაგალითად, მხოლოდ იმიტომ, რომ თქვენ წერთ ანგარიშს, რომელიც აჯამებს იურიდიულ საკითხს, არ ნიშნავს იმას, რომ თქვენ უნდა გაამჟღავნოთ ეს მოხსენება ტონა ლეგალებით.
დაწერეთ ყოველკვირეული ანგარიში ნაბიჯი 17
დაწერეთ ყოველკვირეული ანგარიში ნაბიჯი 17

ნაბიჯი 8. ყურადღებით შეაკეთეთ კორექტირება

თუ თქვენი მოხსენება სავსეა შეცდომებითა და გრამატიკული შეცდომებით, ის ყურადღების გამახვილებას მოახდენს თქვენს მკითხველზე და ცუდად აისახება თქვენზე. შეიმუშავეთ თქვენი ანგარიში ვადამდე, ასე რომ თქვენ გექნებათ ბევრი დრო იმის უზრუნველსაყოფად, რომ ის სწორად არის შესწორებული.

  • გაუშვით გრამატიკა და მართლწერის შემოწმება თქვენს სიტყვათა დამუშავების პროგრამაში, მაგრამ მთლიანად ნუ დაეყრდნობით მათ. ეს პროგრამები გამოტოვებს უამრავ შეცდომას, განსაკუთრებით ტიპს, რომელიც იწვევს ჰომოფონიურ შეცდომას (მაგალითად, აკრეფა "მესმის" როდესაც გულისხმობ "აქ").
  • თქვენი ანგარიშის უკან წაკითხვა კარგი საშუალებაა იმის უზრუნველსაყოფად, რომ არ დაივიწყოთ შეცდომები. მით უმეტეს, თუ თქვენ იცნობთ რის დაწერას აპირებდით, თქვენ შეცვლით წარსულ შეცდომებს, როგორიცაა გამოტოვებული სიტყვები, რადგან თქვენი ტვინი ავტომატურად შეავსებს მას. ეს არ მოხდება, თუ უკან დაიხევთ.
  • თქვენი ანგარიშის ხმამაღლა კითხვა არის კიდევ ერთი კარგი გზა შეცდომების დასაფიქსირებლად და სტილის შესაცვლელად. თუ რაიმე წინადადებას ან აბზაცს კითხულობთ, დაბრკოლდებით, სავარაუდოა, რომ თქვენი ანგარიშის ნაწილი ძნელად იკითხება - თქვენი აუდიტორიაც გონებრივად დაბრკოლდება. გადახედეთ რთულ მონაკვეთებს, რათა ისინი უკეთესად მოედინონ.

გირჩევთ: