როგორ დავწეროთ პროექტის მენეჯმენტის ანგარიში (სურათებით)

Სარჩევი:

როგორ დავწეროთ პროექტის მენეჯმენტის ანგარიში (სურათებით)
როგორ დავწეროთ პროექტის მენეჯმენტის ანგარიში (სურათებით)

ვიდეო: როგორ დავწეროთ პროექტის მენეჯმენტის ანგარიში (სურათებით)

ვიდეო: როგორ დავწეროთ პროექტის მენეჯმენტის ანგარიში (სურათებით)
ვიდეო: მასტერკლასი - პრაქტიკული პროექტის მენეჯმენტი დამწყები პროექტის მენეჯერებისთვის 2024, მარტი
Anonim

პროექტის მენეჯმენტის ანგარიში არის დოკუმენტი, რომელიც აღწერს ბიზნეს პროექტს და ნაბიჯებს, რომელიც გუნდმა უნდა გადადგას მის დასასრულებლად. ანგარიში გაზიარებულია პროექტის მთავარ მოთამაშეებთან. როდესაც ყველა ერთ გვერდზეა, ყველას შეუძლია ერთად იმუშაოს პროექტის მიზნის მისაღწევად. ანგარიში, როგორც წესი, შეიცავს პროექტის გეგმას, გუნდის პასუხისმგებლობას, დაგეგმილ ვადას და ბიუჯეტს. თქვენი გუნდის წევრების ორგანიზებულობით, სიცხადეებითა და მონაწილეობით თქვენ მარტივად შეძლებთ შექმნათ ეფექტური პროექტის მენეჯმენტის ანგარიში და იმუშაოთ მისი მიზნების მიღწევისკენ.

ნაბიჯები

3 ნაწილი 1: ინფორმაციის შეგროვება

დაწერეთ პროექტის მენეჯმენტის ანგარიში ნაბიჯი 1
დაწერეთ პროექტის მენეჯმენტის ანგარიში ნაბიჯი 1

ნაბიჯი 1. განსაზღვრეთ პროექტის მიზანი

პროექტის მენეჯმენტის ანგარიში უნდა ასახავდეს პროექტის ფარგლებს და საბოლოო მიზანს. მიზნის გაცნობიერება უმნიშვნელოვანესია იმ საჭიროებების გაცნობიერებისათვის, რომელთა დაკმაყოფილების იმედი აქვს ამ პროექტს. თქვენთვის და თქვენი აუდიტორიისთვის მნიშვნელოვანია გქონდეთ მკაფიო წარმოდგენა პროექტის მიზნის შესახებ, რათა მაქსიმალურად გაზარდოთ თქვენი ანგარიშის ეფექტურობა.

ჰკითხეთ საკუთარ თავს:”როგორ დაეხმარება ეს ჩემს კომპანიას, ჩვენს კლიენტს ან ჩვენს საზოგადოებას? იქნება ეს პროექტი დადებით გავლენას სხვა სფეროებში?” საერთო სფეროს გაცნობიერებამ შეიძლება დაგეხმაროს იმის გაგებაში, თუ როგორ შეიძლება ეს პროექტი იყოს თქვენთვის და სხვებისთვის სასარგებლო

დაწერეთ პროექტის მენეჯმენტის ანგარიში ნაბიჯი 2
დაწერეთ პროექტის მენეჯმენტის ანგარიში ნაბიჯი 2

ნაბიჯი 2. მიუთითეთ თქვენი აუდიტორია

იცოდეთ ვინ წაიკითხავს მოხსენებას და რისი სწავლა შეიძლება სურთ მისგან. ზოგიერთი დეტალი შეიძლება უცხო იყოს გარკვეული აუდიტორიისათვის, ზოგს კი საჭიროებს დეტალური ინფორმაციის მიწოდება. თქვენი მკითხველის იდენტიფიცირება თავიდანვე უზრუნველყოფს პროექტის ანგარიშის შინაარსს.

ზოგიერთმა აუდიტორიამ შეიძლება არ იცოდეს ენა, ტერმინები და ჟარგონი, რომლებიც ხშირად გამოიყენება თქვენს სამუშაო გარემოში. თუ თქვენ წერთ ანგარიშს კლიენტისთვის, მაგალითად, მოერიდეთ ტექნიკური ჟარგონის გამოყენებას, რომელიც მოითხოვს ხანგრძლივ განმარტებებს. ამის ნაცვლად, დაგეგმეთ ისეთი ხმით ჩაწერა, რომელიც ადვილად აღწერს თქვენი პროექტის ფარგლებს და ვადებს

დაწერეთ პროექტის მენეჯმენტის ანგარიში ნაბიჯი 3
დაწერეთ პროექტის მენეჯმენტის ანგარიში ნაბიჯი 3

ნაბიჯი 3. შინაარსის ცხრილის შექმნა

სარჩევი არსებითად იძლევა ადვილად წასაკითხი მონახაზს თქვენი აუდიტორიისთვის. ერთი შეხედვით, მკითხველს შეუძლია სწრაფად გაიგოს დოკუმენტის სტრუქტურა და შინაარსი. სარჩევი ასევე დაეხმარება დაკავებულ მკითხველს სწრაფად და ეფექტურად იპოვოს მათთვის მნიშვნელოვანი ინფორმაცია.

ალბათ ინვესტორს, რომელიც კითხულობს ანგარიშს, სურს ბიუჯეტის გადახედვა. ჩვენება იმისა, თუ სად არის ბიუჯეტი შინაარსის ცხრილში, დაეხმარება ინვესტორს მიაწოდოს საჭირო ინფორმაცია

დაწერეთ პროექტის მენეჯმენტის ანგარიში ნაბიჯი 4
დაწერეთ პროექტის მენეჯმენტის ანგარიში ნაბიჯი 4

ნაბიჯი 4. ესაუბრეთ თქვენს ხელმძღვანელს

ჩაატარეთ შეხვედრა თქვენს ხელმძღვანელთან, რომ გაიგოთ თქვენი პროექტის მენეჯმენტის ანგარიშის მოლოდინი. თქვენს ზედამხედველს შეიძლება ჰქონდეს კონკრეტული ინტერესები, შეშფოთება ან დეტალები, რომლებიც მათ სურთ, რომ თქვენ ჩართოთ ანგარიშში. თქვენმა ხელმძღვანელმა ასევე შეიძლება აგიხსნათ რამდენი ხანი უნდა იყოს ანგარიში და არის თუ არა კონკრეტული ფორმატები, რასაც თქვენი კომპანია მოითხოვს ამ ტიპის ანგარიშებისთვის. შეეცადეთ შეაგროვოთ რაც შეიძლება მეტი სასარგებლო ინფორმაცია თქვენი ანგარიშის გასაგებად და გამოსაყენებლად.

ჰკითხეთ თქვენს ხელმძღვანელს იმის შესახებ, თუ რა უნდა შეიტანოთ ანგარიშში.”მე ვფიქრობდი, რომ შარშანდელი კვლევის შედეგები შევიტანო პროექტის შესავალში. როგორ ფიქრობთ, ეს დაეხმარება მკითხველს გააცნობიეროს პროექტის მიზნები?” თქვენი ხელმძღვანელი დააფასებს შესაძლებლობას მოგაწოდოთ კავშირი პროცესის დასაწყისში

3 ნაწილი 2: ანგარიშის ფორმატირება და წერა

დაწერეთ პროექტის მენეჯმენტის ანგარიში ნაბიჯი 5
დაწერეთ პროექტის მენეჯმენტის ანგარიში ნაბიჯი 5

ნაბიჯი 1. მიეცით აღმასრულებელი რეზიუმე

აღმასრულებელი შეჯამება წარმოდგენილია პროექტის მენეჯმენტის ანგარიშის დასაწყისში. ეს შეჯამება მკითხველს აძლევს მოკლე შინაარსს პროექტის მიზნისა და გუნდის დასკვნების, პროგრესის, მოსალოდნელი დაბრკოლებების და ვადების შესახებ. მკითხველს უნდა შეეძლოს გადახედოს რეზიუმეს და გაიაზროს პროექტის საერთო პროცესი.

მოკლედ შეაჯამეთ პროექტის მნიშვნელობა და მისი მთავარი მიზანი.”ეს პროექტი გააფართოვებს ჩვენი კლიენტების გავლენას მათ ბაზარზე ამ სფეროში ამ დაუკმაყოფილებელი მოთხოვნილების დაკმაყოფილებით.”

დაწერეთ პროექტის მენეჯმენტის ანგარიში ნაბიჯი 6
დაწერეთ პროექტის მენეჯმენტის ანგარიში ნაბიჯი 6

ნაბიჯი 2. დაწერე შესავალი

შესავალი უნდა აღწეროს პროექტის ბუნება, მისი საერთო მიზანი და პროექტის ღირებულება კომპანიის, კლიენტისა თუ საზოგადოებისთვის.

  • იყავით რაც შეიძლება ლაკონურად, საჭირო დეტალების მსხვერპლად გაღების გარეშე. თქვენს აუდიტორიას შესაძლოა გარკვეული დრო დასჭირდეს. შეეცადეთ გადმოგცეთ თქვენი მესიჯი რამდენიმე წინადადებით ან ტყვიით, გრძელი აბზაცების ნაცვლად.
  • თუ თქვენ აქვეყნებთ წიგნს, მაგალითად, ჩამოთვალეთ მნიშვნელოვანი ინფორმაცია, როგორიცაა "წიგნის ტური იგეგმება სექტემბერში" და "დასვენების გაყიდვები სავარაუდოდ 15%-ით გაიზრდება" ტყვიის წერტილებში, რათა ძირითადი ინფორმაცია მკითხველისთვის ცხადი იყოს.
დაწერეთ პროექტის მენეჯმენტის ანგარიში ნაბიჯი 7
დაწერეთ პროექტის მენეჯმენტის ანგარიში ნაბიჯი 7

ნაბიჯი 3. ახსენით ძირითადი მონაცემები მეთოდოლოგიის განყოფილებაში

თქვენ უნდა მოგაწოდოთ მონაცემები, რომლებიც აღწერს შესაბამის სტატისტიკას და თვისებრივ დაკვირვებებს, რომლებიც აცნობებს თქვენი პროექტის საჭიროებებს. გაუადვილეთ მკითხველს იმის გაგება, თუ რატომ არის თქვენი პროექტი მნიშვნელოვანი, რამდენად ცალსახად შეეფერება კონკრეტულ პრობლემას და როგორ პასუხობს ან დააკმაყოფილებს თქვენი კომპანიის საჭიროებებს ან კლიენტის მოთხოვნებს.

თუ თქვენი პროექტის მიზანია დაეხმაროთ კომპანიას გახსნას მოდის მაღაზია კონკრეტულ მხარეში, მაგალითად, მოგაწოდოთ მონაცემები, რომლებიც აღწერს ახლომდებარე კონკურსს.”არ არსებობს კონკურენტები ადგილობრივი სავაჭრო ცენტრის 15 მილის რადიუსში. ამ ადგილას მაღაზიის გახსნა ჩვენს კლიენტს გაზრდის გაყიდვების საერთო რაოდენობას.” ასეთი მონაცემები შეიძლება დაეხმაროს მკითხველს გააცნობიეროს, რომ არსებობს შესაძლებლობა დააკმაყოფილოს კონკრეტული მოთხოვნილება

დაწერეთ პროექტის მენეჯმენტის ანგარიში ნაბიჯი 8
დაწერეთ პროექტის მენეჯმენტის ანგარიში ნაბიჯი 8

ნაბიჯი 4. ჩამოთვალეთ პროექტისათვის საჭირო რესურსები

აღწერეთ სამუშაო ძალა, ინსტრუმენტები და რესურსები, რომლებიც გამოიყენება პროექტის მიზნების მისაღწევად. გამოიყენეთ ეს განყოფილება, რათა მოკლედ აღწეროთ რომელი დეპარტამენტები არიან პასუხისმგებელი გეგმის კონკრეტულ ასპექტებზე და რა პროგრამებსა თუ ინფორმაციას იყენებენ. ამ ნაწილს ასევე შეუძლია აღწეროს პროექტის ნებისმიერი ელემენტი, რომელიც ხდება გარედან. მკითხველს უნდა შეეძლოს იმის გაგება, თუ ვინ არის პასუხისმგებელი გარკვეულ პროდუქტზე.

დაწერეთ პროექტის მენეჯმენტის ანგარიში ნაბიჯი 9
დაწერეთ პროექტის მენეჯმენტის ანგარიში ნაბიჯი 9

ნაბიჯი 5. უზრუნველყეთ დაგეგმილი ან გამოყოფილი ბიუჯეტი

მიეცით სქემა ან გრაფიკი, რომელიც აჩვენებს ბიუჯეტის დეტალებს და აღწერს სად მიდის სახსრები. გაითვალისწინეთ, თუ დაგეგმილი ბიუჯეტი ადეკვატურად აფინანსებს პროექტის რესურსებს. ასევე მნიშვნელოვანია ჩათვალოთ დასრულდება თუ არა პროექტი გამოყოფილი ბიუჯეტის ფარგლებში.

დაწერეთ პროექტის მენეჯმენტის ანგარიში ნაბიჯი 10
დაწერეთ პროექტის მენეჯმენტის ანგარიში ნაბიჯი 10

ნაბიჯი 6. ჩართეთ პროექტის ვადები

აღწერეთ რამდენი დრო დასჭირდება თქვენი პროექტის დასრულებას და ჩართეთ პროექტის ყველა მნიშვნელოვანი ეტაპი. ამ განყოფილებაში თქვენ შეიძლება გქონდეთ სურვილი, რომ შეიტანოთ პროექტის ზოგადი მდგომარეობა და მისი პროგრესი. გაუადვილეთ მკითხველს თქვენი პროექტის სტატუსის სწრაფად გაგება.

თუ თქვენ ხართ პროექტის შუაგულში, ჩართეთ პროცენტი, რომელიც აღწერს პროექტის დასრულებას და ხართ თუ არა დროზე ადრე

დაწერეთ პროექტის მენეჯმენტის ანგარიში ნაბიჯი 11
დაწერეთ პროექტის მენეჯმენტის ანგარიში ნაბიჯი 11

ნაბიჯი 7. აღწერეთ პროექტის გამოწვევები და მიეცით გადაწყვეტილებები

თქვენს პროექტს შეიძლება შეექმნას მოსალოდნელი გამოწვევები ან მოულოდნელი ჩავარდნები. გამოწვევები შეიძლება შეიცავდეს არასაკმარისი რესურსებს, მოულოდნელ დაბრკოლებებს, მექანიკურ ან ტექნიკურ გაუმართაობას ან სხვა შეფერხებებს. აღწერეთ გადაწყვეტილებები და მოკლედ აუხსენით რა არის საჭირო პროექტის გამოწვევების მოსაგვარებლად.

თუ მოსალოდნელი შეფერხებაა, მიუთითეთ ეს ამ ნაწილში.”ახალი შენობის მშენებლობა შეიძლება მნიშვნელოვნად შენელდეს იანვრის განმავლობაში, რადგან ცივმა ტემპერატურამ შეიძლება შექმნას სამუშაო სახიფათო პირობები.” აცნობეთ თქვენს მკითხველს, რომ თქვენ შეასწორეთ ვადები, რომ გაითვალისწინოთ ასეთი მოსალოდნელი შეფერხებები

დაწერეთ პროექტის მენეჯმენტის ანგარიში ნაბიჯი 12
დაწერეთ პროექტის მენეჯმენტის ანგარიში ნაბიჯი 12

ნაბიჯი 8. ანგარიშის დასკვნის შემუშავება

გამოიყენეთ დასკვნა, რათა მოკლედ შეახსენოთ მკითხველს ყველაზე მნიშვნელოვანი საკითხები და პროექტის მიზანი. ფოკუსირება თქვენი პროექტის წინ იმპულსზე და მიზნებზე დასკვნაში.

შეახსენეთ თქვენს მკითხველს რა არის საჭირო მომავალში.”ჩვენი დონორების დროული მხარდაჭერით, პროექტი უნდა დასრულდეს დროულად და ბიუჯეტის ფარგლებში მომავალი მაისისათვის.” საჭიროებების ხაზგასმა შეიძლება დაეხმაროს პროექტის დროულად დასრულებას

3 ნაწილი 3: თქვენი ანგარიშის გასაპრიალებელი

დაწერეთ პროექტის მენეჯმენტის ანგარიში ნაბიჯი 13
დაწერეთ პროექტის მენეჯმენტის ანგარიში ნაბიჯი 13

ნაბიჯი 1. გამოიყენეთ ფორმატირების ტექნიკა მკითხველის ყურადღების გადასატანად

მიაწოდეთ მკაფიო კატეგორიები ქვესათაურებითა და ტყვიის პუნქტებით მთელი ანგარიშის განმავლობაში, რათა დაზოგოთ დრო მკითხველებისთვის, რომლებიც დაინტერესებულნი არიან მხოლოდ პროექტის დოკუმენტის გარკვეული ასპექტებით.

დაწერეთ პროექტის მენეჯმენტის ანგარიში ნაბიჯი 14
დაწერეთ პროექტის მენეჯმენტის ანგარიში ნაბიჯი 14

ნაბიჯი 2. გახადეთ ანგარიში ვიზუალურად საინტერესო

გრაფიკების, სქემების და სხვა ფიგურების გამოყენება თქვენი ანგარიშის განმავლობაში დაგეხმარებათ ძირითადი პუნქტების დემონსტრირებაში, შეამციროს გამეორება და უზრუნველყოს მკითხველის ვიზუალური ინტერესი. მონიშნეთ თითოეული გრაფიკი და მიეცით ადვილად წასაკითხი გასაღები.

დაზოგეთ დრო მკითხველს და მოათავსეთ ფიგურები ტექსტის შესაბამისი ნაწილების გვერდით, ანგარიშის ბოლოს ნაცვლად. მკითხველს შეეძლება ადვილად გადახედოს როგორც ტექსტს, ასევე სქემას გვერდების გადაფურცვლის გარეშე

დაწერეთ პროექტის მენეჯმენტის ანგარიში ნაბიჯი 15
დაწერეთ პროექტის მენეჯმენტის ანგარიში ნაბიჯი 15

ნაბიჯი 3. მიეცით წინასწარი ანგარიში თქვენი პროექტის ჯგუფის წევრებს

ეს განსაკუთრებით მნიშვნელოვანი ნაბიჯია პროექტის ანგარიშის სხვა განყოფილებებზე, მენეჯმენტზე ან თქვენს კლიენტებზე გავრცელებამდე. გუნდის წევრებმა შეიძლება თქვენი ყურადღება მიიქციონ მნიშვნელოვან დეტალებზე, რომლებიც აკლია. მათ ასევე შეუძლიათ დაეხმარონ იმ ნაწილების აღნიშვნას, რომლებიც გაუგებარია და ძნელი გასაგებია.

გადახედეთ ანგარიშს, რათა შეიტანოს წვლილი გუნდის წევრებისგან. გამოიყენეთ თქვენი გადაწყვეტილება იმის შესახებ, თუ რომელი დეტალები უნდა შეიცავდეს

დაწერეთ პროექტის მენეჯმენტის ანგარიში ნაბიჯი 16
დაწერეთ პროექტის მენეჯმენტის ანგარიში ნაბიჯი 16

ნაბიჯი 4. ანგარიშის კორექცია

თქვენი ანგარიში უნდა იყოს სუფთა, მკაფიო და თავისუფალი ფორმატირების საკითხებისა და ორთოგრაფიული და გრამატიკული შეცდომებისგან. კარგად ორგანიზებული და შეცდომების გარეშე ანგარიში შეამცირებს ყურადღების გადატანას და თქვენს მკითხველს მისცემს საშუალებას გაამახვილონ ყურადღება თქვენი ანგარიშის მთავარ პუნქტებზე. ერთიდაიგივე დოკუმენტის მრავალჯერ წაკითხვამ შეიძლება გამოიწვიოს თქვენ აშკარა შეცდომები, ასე რომ სთხოვეთ გუნდის წევრს დოკუმენტის კორექცია.

Რჩევები

  • მოხსენების წერისას განიხილეთ პროექტი თანაგუნდელებთან ერთად. სხვისი პერსპექტივებისა და შეხედულებების, მათი საჭიროებების და სამიზნეების გათვალისწინებით შეიძლება გავლენა იქონიოს ზოგიერთ დეტალზე, რომლის შერჩევაც გსურთ თქვენი პროექტის მენეჯმენტის ანგარიშში.
  • თუ თქვენს კომპანიას აქვს პროექტის მართვის ანგარიშების კონკრეტული ფორმატი ან შაბლონი, დარწმუნდით, რომ დაიცავით ეს მითითებები.

გირჩევთ: