პროექტის გეგმა არის დოკუმენტი, რომელიც განმარტავს ძირითადი პროექტის ფარგლებს და მიზნებს. იგი მოიცავს ყველა ინფორმაციას, რაც დაინტერესებულ მხარეებს სჭირდებათ, როგორც პროექტის ეტაპებს, ვადებს, სამუშაო პროცესს და ხარჯთაღრიცხვას. კარგი პროექტის გეგმის შედგენა მოითხოვს ბევრ წინასწარ დაგეგმვას. დაიწყეთ პროექტის მიზნის იდენტიფიცირებით და ამ მიზნის ეტაპებად და ქვეგანყოფილებად დაშლით. შემდეგ გამოთვალეთ თითოეული ქვესადგურის ვადები და ღირებულება. და ბოლოს, წარუდგინეთ პროექტის გეგმა თქვენს გუნდს და განახორციელეთ ცვლილებები, რასაც ისინი გვთავაზობენ.
ნაბიჯები
მე –3 ნაწილი 1: პროექტის სამუშაო ნაკადის ორგანიზება
ნაბიჯი 1. პროექტის ყველა დაინტერესებული მხარის იდენტიფიცირება
დაინტერესებული მხარე არის ნებისმიერი, ვინც დაზარალდება პროექტით. ეს არის ადამიანების გრძელი სია, დაწყებული პროექტის სპონსორიდან დაწყებული ინდივიდუალური თანამშრომლებით, რომლებიც მუშაობენ პროექტზე. არსებობს რამდენიმე დაინტერესებული მხარე, რომელთანაც თქვენ უნდა გამოავლინოთ და დაუკავშირდეთ მთელი პროცესის განმავლობაში.
- პროექტის სპონსორი არის პირი ან ბიზნესი, რომელიც უზრუნველყოფს სახსრებს პროექტისთვის. ისინი, როგორც წესი, ფლობენ საბოლოო შედეგს. ჩვეულებრივ, სპონსორმა უნდა მოაწეროს ხელი ყველა დიდ გადაწყვეტილებას.
- მენეჯმენტის ჯგუფი არის ის, ვინც ზედამხედველობას უწევს პროექტს. როგორც წესი, მმართველი გუნდის თითოეული წევრი ხელმძღვანელობს განყოფილებას, რომელიც ახორციელებს კონკრეტულ დავალებებს პროექტის დასასრულებლად.
- საბოლოო მომხმარებლები არიან ადამიანები, რომლებიც გამოიყენებენ პროექტს დასრულების შემდეგ. მაგალითად, შენობის სტუმრები არიან საბოლოო მომხმარებლები. თქვენ ჩვეულებრივ არ ხვდებით საბოლოო მომხმარებლებს, მაგრამ თქვენ უნდა გაითვალისწინოთ მათი პოტენციური პრობლემები პროექტის დაგეგმვისას.
ნაბიჯი 2. შეხვდით ზედა დონის დაინტერესებულ მხარეებს პროექტის მიზნების შემუშავების მიზნით
ამ წინასწარი დაგეგმვის ეტაპზე შეიმუშავეთ პროექტის მიზნების მკაფიო განსაზღვრა მის დაინტერესებულ მხარეებთან საუბრისას. თქვენ არ გჭირდებათ შეხვდეთ ყველა დაინტერესებულ მხარეს, რადგან ბევრი უფრო დაბალი დონის თანამშრომელია. მაგრამ თქვენ უნდა ესაუბროთ დაინტერესებულ მხარეებს მენეჯმენტისა და საკუთრების დონეზე. თქვენ უნდა დააკმაყოფილოთ მათი მოლოდინი ამ პროექტით.
- ესაუბრეთ პროექტის სპონსორს, რომ გაიგოთ მათი მოლოდინი და შეიმუშაოთ პროექტის მიზნები. დაიწყეთ მათთან კონსულტაციით.
- შეხვდით მენეჯმენტის გუნდს კონკრეტული გეგმების შედგენამდე, რათა გაეცნოთ ბიუჯეტს, ვადებს, საჭირო რესურსებს და პროექტის რისკებს. თუ მენეჯერები გამოხატავენ რაიმე შეშფოთებას პროექტთან დაკავშირებით, სერიოზულად მოეკიდეთ მათ. სწორედ მათ უნდა განახორციელონ პროექტი და შეუძლიათ პოტენციური პრობლემების იდენტიფიცირება.
ნაბიჯი 3. განსაზღვრეთ პროექტის ფარგლები, რათა დაგეგმოთ როგორ დაასრულებთ მას
მოცულობა არის პროექტის სავარაუდო შედეგი. რას მიაღწევს ეს პროექტი დასრულების შემდეგ? რა მიზნებს მიაღწევს ის? პროექტის მასშტაბის მკაფიო წარმოდგენა გადამწყვეტია იმის დაგეგმვისთვის, თუ რა ნაბიჯებს გადადგამთ ამ მიზნების მისაღწევად. მნიშვნელოვან დაინტერესებულ მხარეებთან საუბრისას გაეცანით რა არის პროექტის მიზნები.
- მაგალითად, პროექტის ფარგლები შეიძლება იყოს ახალი მდიდრული ბინის შენობის აშენება. ყველა შემდგომი დაგეგმვა ემყარება ამ საბოლოო შედეგს.
- დარწმუნდით, რომ პროექტის ფარგლები მიზანშეწონილია. მაგალითად, თუ სპონსორს სურს მომავალ წელს მარსზე გამგზავრება, ეს ალბათ არ არის მართვადი სფერო. ესაუბრეთ სპონსორს და აცნობეთ მათ იმის შესახებ, რაც ამჟამად შესაძლებელია და შემდეგ შეიმუშავეთ ის სფერო, რომლის შესახებაც შეგიძლიათ შეხვდეთ.
- თუ სპონსორი არ არის დარწმუნებული, რა არის პროექტის მიზნები, დაეხმარეთ მათ შემუშავებაში. ესაუბრეთ მათ და პროექტის მენეჯერებს, რათა გამოიტანონ დასკვნა, თუ რა უნდა გამოიღოს საბოლოო შედეგმა.
ნაბიჯი 4. დაყავით პროექტი მთავარ ეტაპებზე
მას შემდეგ რაც განსაზღვრეთ სფერო, შეგიძლიათ განსაზღვროთ ის ეტაპები, რომლებიც გუნდმა უნდა შეასრულოს. ეტაპები არის დიდი ამოცანები, რომლებიც პროგრესირებს ქრონოლოგიურად. როდესაც ერთი ეტაპი შესრულდება, მეორე იწყება.
- თუ მიზანი არის ბინის აშენება, მნიშვნელოვანი ეტაპები მოიცავს მიწის შეძენას, შენობის ნებართვის მიღებას, შენობის საფუძვლის ჩაყრას, ჩარჩოს მშენებლობას და ასე შემდეგ შენობის დასრულებამდე. დაადგინეთ ყველა საჭირო ეტაპი, როგორიცაა ეს.
- ჩამოთვალეთ ეტაპები იმ თანმიმდევრობით, რაც მათ უნდა შეასრულონ. მაგალითად, თქვენ არ შეგიძლიათ ჩაუყაროთ საფუძველი სანამ არ გაქვთ მშენებლობის ნებართვა. შეინარჩუნეთ თქვენი პროექტის ნაკადი ასე ორგანიზებული.
ნაბიჯი 5. პროექტის დაინტერესებულ მხარეებს შორის მკაფიო კავშირების დახაზვა
კომუნიკაცია გადამწყვეტია პროექტის მთელი პროცესის განმავლობაში. სხვადასხვა ადამიანსა და დეპარტამენტს უნდა ჰქონდეს მკაფიო კომუნიკაცია, რათა ყველა მენეჯერი ინფორმირებული იყოს პროექტის მიმდინარეობის შესახებ. სანამ პროექტის გეგმის წერას დაიწყებდეთ, განსაზღვრეთ ვინ არის პასუხისმგებელი თითოეულ დავალებაზე და ვინ ვის ანგარიშობს. ეს დაეხმარება თქვენს გუნდს უფრო შეუფერხებლად იმუშაოს, რათა მათ დროულად დაასრულონ პროექტი.
- ამ სამუშაოს ნაწილი დარწმუნებულია, რომ ხალხი არ აწუხებს პრობლემებს, რომლებიც მათ განყოფილებაში არ არის. მაგალითად, პირმა, რომელიც პასუხისმგებელია შენობის ირგვლივ გამწვანებაზე, არ უნდა იცოდეს, იყო თუ არა პრობლემა შენობაში სატელეფონო ხაზებთან დაკავშირებით, ამიტომ ასეთი პრობლემის გაჩენის შემთხვევაში მათ არ უნდა დაუკავშირდნენ.
- დაგეგმეთ თქვენი პროექტის გეგმებში ამ საკომუნიკაციო პროცესის ჩაწერა, რათა ყველა მონაწილემ იცოდეს ვის მიმართოს, თუ მათ სჭირდებათ ინფორმაცია.
3 ნაწილი 2: ბიუჯეტის შესწავლა და განრიგი
ნაბიჯი 1. დაყავით ეტაპები საფეხურებში, რომ შეაფასოთ ღირებულება და გრაფიკი
ხარჯების და ვადების შეფასება რთულია დიდი ამოცანებისთვის. თითოეული ეტაპი, რომელსაც თქვენ განსაზღვრავთ, ძალიან დიდია ზუსტი ღირებულებისა და გრაფიკის შეფასებისთვის. დაყავით ეტაპები შემდგომ დასრულების უფრო მეტ საფეხურზე. შემდეგ შეიმუშავეთ ვადები და ბიუჯეტი თითოეული ქვეჯგუფისთვის.
თუ ერთი ეტაპი არის "ჩაყარეთ შენობა -ნაგებობა", იქ ბევრი ქვეითი ნაბიჯია ჩართული. თქვენ უნდა დაუკავშირდეთ პოტენციურ კონტრაქტორებს, მიიღოთ მათგან ფასების შეთავაზება, აირჩიოთ კომპანია, გათხრა მიწა, დაასხით ბეტონი და ა.შ. თქვენი შეფასების გაკეთებისას გაითვალისწინეთ თითოეული ეს საფეხური
ნაბიჯი 2. შეაფასეთ თითოეული ქვედა საფეხურის ღირებულება მთლიანი პროექტის ღირებულების გამოსათვლელად
როდესაც თქვენი ეტაპები დაიშალა ქვეგანყოფილებად, ხარჯების შეფასების შემუშავება გაცილებით ადვილი იქნება. მიიღეთ თითოეული ცალკეული საფეხური და გამოიკვლიეთ მისი პოტენციური ღირებულება. შემდეგ გამოიყენეთ ეს ინფორმაცია პროექტის მთლიანი ღირებულების შეფასების შესაქმნელად.
- თუ თქვენ გამოთვლით ბინის კორპუსის "საფუძვლის ჩაყრის" საფეხურს, ხარჯები, რომლებიც მოიცავს ბეტონისა და სხვა მასალების ფასს, ბეტონის ჩამოსხმის ნებართვებს და სამუშაოს ღირებულებას. გამოიკვლიეთ თითოეული ნაბიჯის საშუალო ღირებულება ხარჯთაღრიცხვის შესაქმნელად. გამოიყენეთ უახლესი ინფორმაცია, რაც შეგიძლიათ იპოვოთ, რათა თქვენი ციფრები ზუსტი იყოს.
- თუ თქვენს კომპანიას ჰყავს ანალიტიკოსები, რომლებიც ადრე მუშაობდნენ ამ პროექტებზე, გაიარეთ კონსულტაცია მათ ამ ხარჯებთან დაკავშირებით. მათი ამოცანაა გაითვალისწინონ პროექტის ხარჯები.
- გაყავით თქვენი ხარჯთაღრიცხვა რამდენიმე სხვადასხვა ფორმით. შეადგინეთ პროექტის მთლიანი ღირებულება, ღირებულება ეტაპად და ღირებულება თვეში ან კვარტალში. პროექტის სპონსორებს ეს ინფორმაცია სჭირდებათ მათი მოლოდინისა და დაფინანსების შესაცვლელად.
ნაბიჯი 3. განსაზღვრეთ რომელი ქვესადგურები არის ერთმანეთზე დამოკიდებული
ყველა პროექტს აქვს რამდენიმე ნაბიჯი, რომელიც არ შეიძლება დასრულდეს წინა ნაბიჯის დასრულებამდე, რაც გავლენას ახდენს პროექტის ვადებსა და გრაფიკზე. ეს ნაბიჯები ერთმანეთზეა დამოკიდებული და დამოკიდებული ნაბიჯების შეფერხება აფერხებს მთელ პროექტს. სხვა ნაბიჯები დამოუკიდებელია და სულაც არ არის დამოკიდებული სხვა ნაბიჯებზე, რომლებიც პირველად დასრულდება. განსაზღვრეთ ყველა ქვესადგამი, რომლებიც ერთმანეთზეა დამოკიდებული პროექტის ზუსტი კალენდრის შესაქმნელად.
- მაგალითად, ახალი შენობა მოითხოვს მშენებლობის ნებართვას. ეს ნიშნავს, რომ არანაირი სამუშაო არ შეიძლება დაიწყოს სანამ არ მიიღებთ ამ ნებართვებს და ყველა სხვა ნაბიჯი დამოკიდებულია ამ საფეხურზე.
- მას შემდეგ, რაც მშენებლობა დაიწყება ბინაზე, თქვენ არ შეგიძლიათ დაიწყოთ შენობის გაყვანილობა ფონდის მშენებლობამდე. თუმცა, თქვენ შეგიძლიათ დაიწყოთ გარე ლანდშაფტის გაკეთება შენობის გაყვანილობისას, ასე რომ ეს ორი ამოცანა არ არის ერთმანეთზე დამოკიდებული.
ნაბიჯი 4. შეიმუშავეთ ვადები თითოეული ეტაპისთვის
ისევე როგორც თქვენ დაანგრიეთ თითოეული ეტაპი საფეხურებში, რათა შეაფასოთ ღირებულება, იგივე გააკეთეთ ვადების შესაქმნელად. გამოიკვლიეთ ნორმალური დრო, რომელიც საჭიროა თითოეული საფეხურისთვის. გამოიყენეთ ეს ინფორმაცია ვადების შესაქმნელად თითოეული ეტაპისთვის და ბოლოს მთლიანი პროექტისთვის.
- გაითვალისწინეთ დაგეგმვის ეტაპიც. მაგალითად, თქვენს ქალაქში მშენებლობის ნებართვის დამუშავებას შეიძლება 6 თვე დასჭირდეს. ეს ნიშნავს, რომ მშენებლობა არ შეიძლება დაიწყოს მინიმუმ 6 თვის განმავლობაში.
- სანამ ელოდებით ნებართვებს, შეგიძლიათ დაიწყოთ მოლაპარაკება სამშენებლო კომპანიებთან. როდესაც ნებართვები გადის, ყველა ხელშეკრულება იქმნება სამუშაოს დასაწყებად. დაადგინეთ მსგავსი ნაბიჯები, ვიდრე შეიძლება მოხდეს ერთდროულად პროცესის დასაჩქარებლად.
- პროექტის ვადების შეფასებისას, ხშირად უმჯობესია ცოტათი გადაჭარბება. ამ გზით თქვენ გაქვთ სუნთქვის ოთახი, თუ რაიმე მოულოდნელი პრობლემაა.
ნაბიჯი 5. დაასახელეთ პოტენციური რისკები, რომლებმაც შეიძლება გავლენა მოახდინონ პროექტზე
ყველა პროექტი მოიცავს გარკვეულ რისკებს, რომელთა შესახებ დაინტერესებულმა მხარემ უნდა იცოდეს. ეს შეიძლება იყოს დაგეგმილი შეფერხებებიდან პრობლემების დაშვება, რამაც შეიძლება საფრთხე შეუქმნას მთელ პროექტს. ბიუჯეტისა და გრაფიკის შესწავლისას დაადგინეთ ყველა ის რისკი, რაც ამ პროექტს შეიძლება შეექმნას. თუ შესაძლებელია, წარმოადგინეთ წინადადებები, რომლებმაც შეიძლება გადალახოს ეს ნაკლოვანებები.
მაგალითად, თუ თქვენ გეგმავთ სამშენებლო პროექტს, ერთი პოტენციური რისკი არის ნედლეულის ფასი, რომელიც იზრდება და გავლენას მოახდენს პროექტის ბიუჯეტზე. თქვენ შეიძლება შემოგვთავაზოთ, რომ სწრაფი მუშაობა საუკეთესო ვარიანტია ამ რისკის თავიდან ასაცილებლად. გარდა ამისა, თქვენ შეგიძლიათ შესთავაზოთ გარკვეული მასალების დროულად ყიდვა და მათი შენახვა ისე, რომ პროექტი არ შეექმნას ფასების მოულოდნელ ზრდას
3 ნაწილი 3: თქვენი პროექტის გეგმის წარდგენა
ნაბიჯი 1. წარმოაჩინეთ, როგორ პასუხობს გეგმა თქვენი სპონსორის მოლოდინს
მთავარი ადამიანი ან ადამიანები, რომლებზედაც თქვენ უნდა მოახდინოთ შთაბეჭდილება პროექტის გეგმაზე, არის სპონსორი. თუ მათ მოსწონთ თქვენი გეგმა, ისინი გააგრძელებენ პროექტს. თუ არა, ისინი შეიძლება საბოლოოდ გაიყვანონ და თქვენ შეიძლება დაკარგოთ ბევრი ფული. დაიწყეთ იმით, თუ როგორ ასრულებს ეს გეგმა პროექტის ფარგლებს.
- გამოიყენეთ მკაფიო, მარტივი ენა თქვენი გეგმის ახსნისას. თავიდან აიცილეთ ჟარგონი რამდენადაც შეგიძლიათ ისე, რომ არ იყოს არასწორი კომუნიკაცია და ყველა ერთ გვერდზეა.
- მკაფიო განცხადებები, როგორიცაა: "მე გაჩვენებ სამ გზას, რომლითაც ეს გეგმა ახორციელებს ჩვენი პროექტის მიზნებს", რომელიც საუკეთესოდ გადმოსცემს შენს გზავნილს.
ნაბიჯი 2. განმარტეთ თქვენი ბიუჯეტისა და ვადების შემუშავების პროცესი
სპონსორებსა და მენეჯერებს სურთ იცოდნენ, როგორ გამოიტანეთ თქვენი შეფასებები. მზად იყავით მოკლედ აგიხსნათ თქვენი პროცედურა. ახსნისას დაასახელეთ ნებისმიერი პოტენციური ცვლადი ან რისკი, რამაც შეიძლება გავლენა მოახდინოს ამ პროგნოზებზე და როგორ შეიძლება პროექტმა მოახდინოს ისინი.
- თქვენ არ გჭირდებათ ყველა გაანგარიშების გავლა. დაიწყეთ თითოეული საფეხურის შეფასების წარმოდგენით და შეაჯამეთ, თუ როგორ მიხვედით ამ დასკვნამდე. თუ ვინმეს სურს მეტი ინფორმაცია, მოემზადეთ უფრო დეტალურად წასასვლელად.
- იყავით ლაკონური და პირდაპირი ბიუჯეტის ახსნისას. მაგალითად, სახელმწიფო, "მე გამოვთვალე საერთო ბიუჯეტი 15 მილიონი აშშ დოლარი ამ პროექტისთვის. ეს მოიცავს 7 მილიონ დოლარს მატერიალურ ხარჯებს, 1 მილიონ დოლარს ნებართვებზე, 5 მილიონ დოლარს შრომის ხარჯებზე და 2 მილიონ დოლარს მიწის შესყიდვებს. მე შევადგინე ეს შეფასებები გასულ წელს ამ სფეროში მშენებლობის ნორმალური ხარჯების შესწავლით. მოხარული ვარ, რომ ამ გამოთვლებს კიდევ უფრო ავუხსნი, თუ ვინმეს სურს უფრო დეტალურად."
ნაბიჯი 3. მიეცით პროექტის გეგმის სრული ასლი ყველა დაინტერესებულ მხარეს
თქვენ არ წაიკითხავთ მთელ პროექტის გეგმას სიტყვასიტყვით შეხვედრაზე და ზოგიერთ დაინტერესებულ მხარეს შეიძლება სჭირდებოდეს მეტი ინფორმაცია. მიაწოდეთ თქვენი ანგარიშის სრული ასლი თითოეულ დაინტერესებულ მხარეს, ელექტრონულად ან ქაღალდზე. მიეცით მათ საკმარისი დრო, რომ გადახედონ მას და დაგიბრუნდნენ წინადადებებით.
- თუ თქვენს გუნდს აქვს საერთო ღრუბლოვანი საქაღალდე ან იყენებს საკომუნიკაციო პროგრამას, ატვირთეთ გეგმა აქ. ასევე დაბეჭდეთ რამდენიმე ქაღალდის ასლი, რათა მიიტანოთ შეხვედრაზე.
- თქვენს დაინტერესებულ მხარეებს შეიძლება სურთ ინფორმაციის შეჯამება მთლიანი ანგარიშის გარეშე. მიეცით მასალა, რომელიც შეესაბამება თქვენს გეგმის ყველა მთავარ პუნქტს.
ნაბიჯი 4. მოითხოვეთ უკუკავშირი და შესწორებები
პროექტის გეგმის გადახედვა პროცესის ნორმალური ნაწილია. სავარაუდოა, რომ მინიმუმ ერთ დაინტერესებულ მხარეს შესთავაზებს ცვლილებებს პროექტის გეგმაში. სთხოვეთ გუნდს გამოხმაურება ან კრიტიკა. თუ ვინმე გვთავაზობს ცვლილებას, მოუტანეთ იგი მთელ გუნდს. თუ ისინი თანხმდებიან, გადახედეთ გეგმას.
- "მე დარწმუნებული ვარ, რომ მე ყოვლისმომცველი ვიყავი ამ პროექტის გეგმისთვის, მაგრამ მივესალმები ნებისმიერ გამოხმაურებას ან წინადადებას", აჩვენებს, რომ თქვენ კმაყოფილი ხართ თქვენს მიერ შემუშავებული გეგმით, მაგრამ საკმარისად მოქნილი ხართ გუნდთან მუშაობისთვისაც.
- სერიოზულად მოეკიდეთ პროექტის მენეჯერების შეშფოთებას. მათ უნდა განახორციელონ პროექტი და თუ ფიქრობენ, რომ თქვენი შეფასებები არარეალურია, უნდა გადახედოთ მას.
