შესრულების გაუმჯობესების გეგმა (მოკლედ PIP) არის სტანდარტული ინსტრუმენტი თანამშრომლების დასახმარებლად, რომლებიც სუსტად მუშაობენ. შესრულების გაუმჯობესების გეგმის მიზანია დაეხმაროს დასაქმებულს გაუმკლავდეს და გამოასწოროს ნებისმიერი პრობლემა მის მუშაობაში. როგორც ზედამხედველმა, მნიშვნელოვანია თანამშრომლის მიმართ დისციპლინური ზომების მიღებამდე შესრულების გაუმჯობესების გეგმის შემუშავება, რათა ის ჩართული იყოს შესრულების გაუმჯობესების სტრატეგიაში.
ნაბიჯები
3 ნაწილი 1: პრობლემის (პრობლემების) იდენტიფიცირება
ნაბიჯი 1. დოკუმენტის შესრულების საკითხები
სანამ დასაქმებულს აყენებთ შესრულების გაუმჯობესების გეგმას, გჭირდებათ კონკრეტული მტკიცებულება იმისა, რომ ის არასაკმარისად ასრულებს სამუშაოს. გამოიყენეთ ინფორმაცია, რომელიც არის ობიექტური, ფაქტობრივი და დეტალური დასაქმებულის მუშაობის პრობლემების დოკუმენტირებაში. ზოგადად, საუკეთესო პრაქტიკად ითვლება თანამშრომლების მუშაობის დოკუმენტაციაში თანმიმდევრული ფორმატის გამოყენება ისე, რომ ყველა თანამშრომელი შეფასდეს სამართლიანად. თქვენი დოკუმენტაცია უნდა შეიცავდეს შემდეგს:
- თანამშრომლის ინფორმაცია (სახელი, დასახელება, პირადობის მოწმობის ნომერი, თუ ეს შესაძლებელია და ა.
- შესაბამისი თარიღები
- შესრულების შეუსაბამობის აღწერა
- სავარაუდო შესრულების აღწერა
- რეალური შესრულების აღწერა
- ნებისმიერი კონკრეტული წესი ან პოლიტიკა, რომელიც შეიძლება დაირღვეს
ნაბიჯი 2. ესაუბრეთ თქვენს თანამშრომელს თქვენი შეშფოთების შესახებ
ჩაატარეთ გულწრფელი, პირისპირ შეხვედრა დასაქმებულთან, რათა გააზიაროთ დაკვირვებული საკითხები მის შესრულებასთან. თქვენი დაკვირვებების გაზიარება თანამშრომელთან მნიშვნელოვანია, რათა მან გაიგოს თქვენი თვალსაზრისი და აღიაროს, რომ პრობლემაა. გამოიყენეთ თქვენი დოკუმენტაცია, რათა მაქსიმალურად მიაწოდოთ კონკრეტული ინფორმაცია თანამშრომელს. იყავით ობიექტური და ნუ გამოიყენებთ ანთებით ან ბრალდებულ ენას, რათა თანამშრომელმა არ იგრძნოს თავდასხმა.
- შეეცადეთ იყოთ ღია გონებაში და თავიდან აიცილოთ ვარაუდები, თუ რატომ დაზარალდა თანამშრომლის სამუშაო შესრულება.
- დასაქმებულს შეიძლება ჰქონდეს სტრესი გარე სამუშაოდან, რაც გავლენას ახდენს მათ შესრულებაზე.
ნაბიჯი 3. მონიშნეთ ის გზები, რომლითაც თქვენი თანამშრომლის ქცევა გადახრის მოსალოდნელ ქცევას
აცნობეთ თანამშრომელს, თუ მან ჩაიდინა კონკრეტული პოლიტიკის დარღვევა, არ იცავს სამუშაო კვოტებს, ან უბრალოდ არ აკმაყოფილებს პოზიციის მოლოდინს. ფოკუსირება მოახდინეთ ქცევის შედეგებზე და არა ინდივიდზე, რათა თქვენი თანამშრომელი დაინახოს, თუ როგორ აისახება მისი ქცევა სამუშაოს შედეგებზე, ან მთლიანად სამუშაო ადგილზე.
3 ნაწილი 2: სამოქმედო გეგმის შემუშავება
ნაბიჯი 1. ჩამოაყალიბეთ კონკრეტული, გაზომვადი გაუმჯობესების მიზნები თქვენი თანამშრომლისთვის
მიზნები უნდა იყოს საბოლოო და თუ ეს შესაძლებელია, შეიცავდეს რიცხვებს, რომლებიც შემდგომში შეიძლება შეფასდეს პროგრესის ეფექტურად შესაფასებლად. მოერიდეთ განზოგადებებს ან ფორმულირებას, რომელთა ინტერპრეტაცია შესაძლებელია სხვადასხვა გზით. გაუმჯობესების მიზნების სპეციფიკა ხელს შეუშლის თქვენსა და თქვენს თანამშრომელს შორის მოლოდინების გაუგებრობას. კონკრეტული მიზნების რამდენიმე მაგალითია:
- ”თანამშრომელი აწარმოებს მინიმუმ 150 ერთეულს თვეში.”
- ”თანამშრომელი სამსახურში შემოდის ყოველდღე არა უგვიანეს დილის 9:00 საათისა.”
- ”დასაქმებულს ექნება არა უმეტეს ერთი გამოთვლის შეცდომა თითო ანგარიშში.”
ნაბიჯი 2. ჩართეთ არსებული რესურსების დეტალური ჩამონათვალი
ნებისმიერი რესურსი, რომელზეც თქვენს თანამშრომელს აქვს წვდომა, უნდა იყოს ჩამოთვლილი (და შესაძლოა ახსნილიც). ეს დაგეხმარებათ დოკუმენტირებაში, რომ თქვენ გაუწიეთ დახმარება თანამშრომელს და აძლევს მათ წარმოდგენას იმ ინსტრუმენტებზე, რომლებიც მას დაეხმარება გაუმჯობესებაში. დარწმუნდით, რომ თანამშრომელმა იცის ამ მხარდაჭერის შესახებ და როგორ უნდა გამოიყენოს იგი სათანადოდ.
- ეს რესურსები შეიძლება შეიცავდეს სახსრებს, სასწავლო მასალებს, ჩვეულებრივ პასუხისმგებლობებს მოშორებულ დროს, ან სხვა ადამიანების დროს და გამოცდილებას.
- მაგალითად, თანამშრომელს, რომელიც ებრძვის დროის მენეჯმენტს, შეიძლება მიეცეს წვდომა ადმინისტრაციული დაგეგმვის ინსტრუმენტზე, რომელიც ეხმარება ორგანიზებასა და დასახული სამუშაოსთვის დროის მიზნების დასახვაში.
ნაბიჯი 3. შექმენით ვადები შესრულების გაუმჯობესების მიზნების მისაღწევად
ეს შეინარჩუნებს დასაქმებულს გზაზე მიაღწიოს მიზნებს მის გეგმაში, რათა მიაღწიოს სტაბილურ პროგრესს საერთო შესრულების გაუმჯობესებისკენ.
- დასაქმებულის მუშაობის გაუმჯობესების გეგმაში მიუთითეთ დაწყების და დასრულების თარიღი, ჩვეულებრივ 30-90 დღიანი პერიოდი.
- მიუთითეთ თარიღები დაწყებისა და დასრულების თარიღებს შორის და განსაზღვრეთ საორიენტაციო მიზნები, რომლებიც უნდა შესრულდეს ამ თარიღებში.
ნაბიჯი 4. განსაზღვრეთ მეტრიკა, რომელიც გამოყენებული იქნება პროგრესის გასაზომად
დასაქმებულის მხრიდან რაიმე სახის დაბნეულობის თავიდან ასაცილებლად, იყავით რაც შეიძლება კონკრეტულად, როგორ შეაფასებთ მის პროგრესს მიზნების მისაღწევად. სხვადასხვა მიზნები მოითხოვს გაზომვის სხვადასხვა მეთოდს. მაგალითად, თუ მიზანია გაუმჯობესებული დასწრება, მიუთითეთ როგორ თვალყურს ადევნებთ თანამშრომლის დასწრებას. ზოგიერთი მაგალითია:
- "თანამშრომელი გამოიყენებს _ კომპიუტერული პროგრამული უზრუნველყოფის გამოყენებას; ხელმძღვანელი განიხილავს ამ პროგრამის დასწრების ჩანაწერებს."
- ”თანამშრომელი ანგარიშს გაუწევს ხელმძღვანელს ყოველი სამუშაო დღის დასაწყისში.”
ნაბიჯი 5. მიუთითეთ სავარაუდო შედეგები შესრულების გაუმჯობესების გეგმის დასრულების შემდეგ
ჩართეთ კონკრეტული ქმედებები, რომელსაც თქვენ განახორციელებთ, თუ მიზნები შესრულდება ან შესრულდება შესრულების გაუმჯობესების გეგმის ბოლოს. თქვენი თანამშრომელი სრულად უნდა იყოს ინფორმირებული რა მოხდება გეგმის დასრულებისას, რათა მან იცოდეს რას უნდა ელოდოს წინსვლისას. შედეგების ზოგიერთი მაგალითი მოიცავს:
- ”თანამშრომელი გამოსაცდელ ვადაში იმყოფება მანამ, სანამ წარმატებით არ დაასრულებს შესრულების გაუმჯობესების გეგმაში მითითებული ხუთი მიზნიდან მინიმუმ სამს.”
- "დასაქმება შეწყდება, თუ შესრულების გაუმჯობესების გეგმაში განსაზღვრული ორი ან მეტი სამიზნე არ შესრულდება."
- "თანამშრომელი გადანაწილდება _ პოზიციაზე, თუ შესრულების გაუმჯობესების გეგმაში მითითებული ყველა სამიზნე არ შესრულდება."
ნაბიჯი 6. გადახედეთ შესრულების გაუმჯობესების გეგმას თქვენს თანამშრომელთან ერთად
მნიშვნელოვანია თქვენს თანამშრომელთან საფუძვლიანად გადახედოთ შესრულების გაუმჯობესების გეგმას, რათა თქვენ გაიგოთ და კომფორტულად იგრძნოთ თავი გეგმის პირობებთან. ეს არის შეთანხმება ორ მხარეს შორის და საჭიროების შემთხვევაში შეიძლება გახდეს იურიდიული დოკუმენტი მომავალში.
- მიაწოდეთ თანამშრომელს შესრულების გაუმჯობესების გეგმის ასლი.
- მასთან სიტყვიერად გაიარეთ მისი თითოეული ასპექტი.
- მიეცით უფლება თანამშრომელს უპასუხოს და გამოთქვას უკუკავშირი.
- განახორციელეთ გეგმის ნებისმიერი აუცილებელი კორექტირება იმის უზრუნველსაყოფად, რომ იგი აკმაყოფილებს ორივე მხარის საჭიროებებს.
- მიიღეთ სიტყვიერი დადასტურება თანამშრომლისგან, რომ ის სრულად აცნობიერებს გეგმის პირობებს.
- დარეგისტრირდით გეგმაზე თქვენს თანამშრომელთან ერთად, რათა დაადასტუროთ მისი მიღება და განხილვა.
ნაწილი 3 3: შემდგომი
ნაბიჯი 1. დააკვირდით თქვენს თანამშრომელს და დაადასტურეთ პროგრესი
შესრულების გაუმჯობესების გეგმაში განსაზღვრული მეტრიკის გამოყენებით, გაზომეთ თანამშრომლის პროგრესი თავისი მიზნების მისაღწევად და დააფიქსირეთ პროგრესი რაც შეიძლება საფუძვლიანად. ეს მოგაწვდით დასაქმებულის პროგრესის ობიექტურ მტკიცებულებას და დაგეხმარებათ თქვენი თანამშრომლისთვის სასარგებლო გამოხმაურების გაზიარებაში.
ნაბიჯი 2. რეგულარულად შეხვდით თქვენს თანამშრომელს პროგრესის განსახილველად
რეგულარულად ჩაატარეთ შემდგომი შეხვედრები თანამშრომელთან (ყოველდღიური, ყოველკვირეული, ორკვირიანი, ყოველთვიური და ა. ეს აკისრებს თანამშრომელს ანგარიშვალდებულებას მისი შესრულების გაუმჯობესებისათვის და შეუძლია დაეხმაროს მას დარჩეს მოტივირებული და ერთგული წარმატების მისაღწევად. ამ შეხვედრების მიზანია დაეხმაროთ თქვენს თანამშრომელს წარმატების მიღწევაში.
- მიაწოდეთ თანამშრომელს უკუკავშირი გაუმჯობესების მიზნებისკენ მისი პროგრესის შესახებ.
- ნება მიეცით დასაქმებულს დაუსვას კითხვები, მოიძიოს ხელმძღვანელობა ან მოითხოვოს განმარტებები შესრულების მიზნებთან დაკავშირებით.
- მიეცით რჩევები და წინადადებები, რათა დაეხმაროთ თანამშრომელს დარჩეს სწორ გზაზე.
- შეიტყვეთ მეტი თქვენი თანამშრომლის შესახებ, რათა უკეთ გააცნობიეროთ როგორ შეგიძლიათ დაეხმაროთ მას.
ნაბიჯი 3. შეაფასეთ შესრულების გაუმჯობესების გეგმის ეფექტურობა
გადაწყვიტეთ მიაღწევს თუ არა თქვენი თანამშრომელი გონივრულ ზრდას შესრულების გაუმჯობესების გეგმით. თუ ის არ მუშაობს, გადაწყვიტეთ ხარვეზები ემყარება გეგმას თუ თანამშრომელს. ეს დაგეხმარებათ გაერკვნენ, თუ როგორ უნდა იმოძრაოთ თანამშრომელთან ურთიერთობისას. თუ პრობლემები წარმოიქმნება შესრულების გაუმჯობესების გეგმიდან, შეცვალეთ იგი მიზნების მისაღწევად. გეგმის ეფექტურობის შესაფასებლად რამდენიმე კითხვაა:
- ვადები უნდა გაგრძელდეს?
- ძალიან ძნელია შესრულების მიზნების მიღწევა?
- შედეგები სრულად არ იყო დასაქმებულის კონტროლის ქვეშ?
ნაბიჯი 4. მიიღეთ ზომები
თუ შესრულების გაუმჯობესების გეგმა მუშაობს, მიაწოდეთ დასაქმებულს დადებითი გამოხმაურება და, საჭიროების შემთხვევაში, დააჯილდოვეთ იგი ნებისმიერი სახით, რაც თქვენ გეგმაში ასახეთ (ანუ გამოსაცდელი ვადით). თუ გეგმა ვერ ახერხებს შესრულების გაუმჯობესებას და თქვენ გამორიცხავთ გეგმის ხარვეზებს, განახორციელეთ თქვენი გეგმით გათვალისწინებული ქმედებები თქვენი ორგანიზაციის ინტერესებიდან გამომდინარე.
Რჩევები
- ღია კითხვების და არასაბრალდებო ენის გამოყენება საშუალებას მისცემს თქვენს თანამშრომელს უფრო ადვილად გაიხსნას.
- შესრულების საკითხები ზოგჯერ შეიძლება იყოს კომუნიკაციის საკითხი, ვიდრე უნარების ნაკლებობა ან ქცევითი საკითხი. დარწმუნდით, რომ რეგულარულად შეხვდით თქვენს თანამშრომლებს, რათა განიხილოთ თითოეული პოზიციის მოლოდინი და მოთხოვნები, რათა თავიდან აიცილოთ დაბნეულობა.
- შრომის კანონები განსხვავდება შტატიდან შტატში და ხშირად იცვლება. ჩართეთ დასაქმების ადვოკატი ან ადამიანური რესურსების პროფესიონალი თანამშრომლების დისციპლინის ან თანამშრომლისთვის მაკორექტირებელი მოქმედებების განხორციელებისას.
