თანამშრომლების მუშაობის დოკუმენტირება მნიშვნელოვანია თქვენი გუნდის წევრებისგან მაქსიმალური სარგებლის მისაღებად და დარწმუნდით, რომ თანამშრომლები სამართლიანად ექცევიან. მიეცით ზუსტი, დეტალური, ზუსტი გამოხმაურება, რაც სარგებელს მოუტანს თქვენ და თქვენს თანამშრომლებს. გამოიყენეთ ენა, რომელიც არის კონსტრუქციული და ადვილად გასაგები. ასევე, დარწმუნდით, რომ თანამშრომლებს ესმით კომპანიის პოლიტიკა, რათა მათ იცოდნენ რა ელოდება მათგან.
ნაბიჯები
3 მეთოდი 1: დეტალური და ზუსტი დოკუმენტაციის გამოყენება
ნაბიჯი 1. განსაზღვრეთ რომელი წესი ან პოლიტიკა დაირღვა, თუ ეს შესაძლებელია
მიეცით ყველა თანამშრომელს სახელმძღვანელო ან კომპანიის სხვა მითითებები. მაშინაც კი, თუ თქვენ ფლობთ მცირე ბიზნესს მხოლოდ რამდენიმე თანამშრომლით, თქვენ მაინც შეგიძლიათ შექმნათ მოკლე წესები. ამ გზით, როდესაც გამოხმაურებას შეძლებთ, შეგიძლიათ მიუთითოთ ეს პოლიტიკა. როგორც წერილობითი, ასევე სიტყვიერი გამოხმაურებისთვის, თქვენ უნდა ნათლად გამოხატოთ საკითხი და მხარი დაუჭიროთ თქვენს განცხადებას იმ ფაქტებით, რომლებიც იცით რომ სიმართლეა.
- მაგალითად, თქვენ შეიძლება თქვათ:”თანამშრომელმა არ დაასრულა მე –3 ან მე –5 საფეხურები ამ პროექტის ჩამონათვალში, რომელიც ადრე გადაეცა თანამშრომელს.”
- მიუთითეთ რომელი წესი დაირღვა. თქვენ შეიძლება დაწეროთ, "თანამშრომელთა სახელმძღვანელოში ნათლად არის ნათქვამი, რომ თანამშრომლებმა უნდა გამოიყენონ კომპანიის მანქანა მიწოდებისთვის. ამ თანამშრომელმა გამოიყენა მათი პირადი მანქანა ნებართვის გარეშე."
ნაბიჯი 2. გამოიყენეთ მტკიცებულება ფაქტების გასამყარებლად
თქვენ შეგიძლიათ დაიცვათ საკუთარი თავი და კომპანია თანამშრომლების პრეტენზიებისგან, თუ დარწმუნდებით, რომ თქვენს დოკუმენტაციას მტკიცებულებებით დაამყარებთ. მაგალითად, თუ თანამშრომელმა არ დაასრულა მნიშვნელოვანი ანგარიში, შეგიძლიათ გამოიყენოთ არასრული ანგარიში მტკიცებულების სახით.
- თქვენ ასევე შეგიძლიათ სთხოვოთ სხვა თანამშრომლებს, იყვნენ მოწმეები. მაგალითად, თქვენ შეგიძლიათ დაწეროთ: "5 სხვა თანამშრომელმა შენიშნა, რომ ეს ადამიანი ტოვებდა ოფისს 4 -ზე და არა დარჩა 6 წლამდე, როგორც საჭიროა."
- თუ თქვენ აფიქსირებთ კლიენტებთან ცუდი ურთიერთქმედებას, შეგიძლიათ გამოიყენოთ ელ.ფოსტა ან ტელეფონის ჩანაწერები, როგორც თქვენი მტკიცებულება.
ნაბიჯი 3. ახსენით ქცევა, რომელიც უნდა შეიცვალოს ან გაგრძელდეს
დაწერეთ თქვენი რეკომენდაციები წერილობით. მაგალითად, თქვენ შეიძლება გაითვალისწინოთ: „თანამშრომელმა უნდა დაიცვას წერილობითი მითითებები მომხმარებლის საჩივრის განსახილველად. კერძოდ, თანამშრომელმა უნდა შესთავაზოს მომხმარებელს მკაფიო გადაწყვეტა.”
განიხილეთ ანგარიში თანამშრომელთან. თქვენ შეგიძლიათ თქვათ:”აქ თქვენ ხედავთ, რომ მე დავწერე როგორ მინდა გაუმჯობესდე. მომავალში, გთხოვთ შესთავაზოთ მომხმარებელს გამოსავალი იმის ნაცვლად, რომ თქვათ, რომ პრობლემა თქვენი ბრალი არ არის. Გასაგებია?"
ნაბიჯი 4. შეადგინეთ კონკრეტული სამოქმედო გეგმა
სამოქმედო გეგმა ასახავს იმ ნაბიჯებს, რომლებიც უნდა გადაიდგას გაუმჯობესების მიზნით. იმისათვის, რომ თქვენი თანამშრომელი იგრძნოს, როგორც გუნდის ღირებული ნაწილი, სთხოვეთ მათ დაგეხმარონ გეგმის შედგენაში. დაიწყეთ მიზნების დასახვით, შემდეგ ჩაწერეთ როგორ მიაღწევს თანამშრომელი ამ მიზნებს. დარწმუნდით, რომ შეიტანეთ ვადა თითოეული ნაბიჯისათვის.
თქვენ შეგიძლიათ დაწეროთ:”თანამშრომელი გაზრდის გაყიდვებს თვეში 10% -ით. პირველ რიგში, თანამშრომელი განახორციელებს მინიმუმ 10 ცივ ზარს დღეში. მეორეც, თანამშრომელი ყოველ დღე აგზავნის წერილებს მინიმუმ 15 პოტენციურ მომხმარებელს. მესამე, თანამშრომელი თვალყურს ადევნებს მათ პროგრესს და შეხვდება მათ ხელმძღვანელს, რათა განიხილოს ნებისმიერი საკითხი. ყველა ეს ამოცანა უნდა დასრულდეს ყოველ პარასკევს 2:00 საათამდე.”
ნაბიჯი 5. შეინახეთ ყველა საუბრის დეტალური ჩანაწერი
ჩანაწერის შენახვა მნიშვნელოვანია, რადგან თუ თანამშრომელი მოგვიანებით გამოთქვამს საჩივარს, გექნებათ დამატებითი დოკუმენტაცია იმის დასანახად, თუ როგორ გაუმკლავდით სიტუაციას. შესრულების შესახებ საუბრის დასრულების შემდეგ დაუთმეთ რამდენიმე წუთი მნიშვნელოვანი პუნქტების ჩაწერას. თქვენ ასევე შეგიძლიათ ჩაწეროთ ჩანაწერები შეხვედრის დროს, რათა არ გამოგრჩეთ რაიმე დიდი დეტალი.
- შექმენით ფაილი თითოეული თანამშრომლისთვის. ეს შეიძლება იყოს ელექტრონული ან ქაღალდის ფაილი (ან ორივე). ნებისმიერ დროს, როდესაც აკეთებთ ჩანაწერებს თანამშრომლის შესახებ, განათავსეთ ისინი ფაილში.
- დაწერეთ მსგავსი რამ:”ამ შეხვედრის დროს მე ავუხსენი თანამშრომელს, რომ მათ აქვთ 6 თვე გაყიდვების გასაუმჯობესებლად. ჩვენ ერთად შევქმენით სამოქმედო გეგმა და მე დავაყენე ასლი თანამშრომლის ფაილში. თანამშრომელმა გამოთქვა შეშფოთება, რომ ისინი ვერ შეძლებენ ამ მიზნების მიღწევას. მე ავუხსენი, რატომ არის ეს სამიზნეები სავალდებულო და გავავლე მკაფიო ნაბიჯები, თუ როგორ უნდა მივაღწიო მათ.”
ნაბიჯი 6. აჩვენეთ, რომ მხარს უჭერთ
გახსოვდეთ, ეს შეხვედრა ნაყოფიერი უნდა იყოს როგორც თქვენთვის, ასევე თანამშრომლისთვის. რა თქმა უნდა, თქვენ უნდა მიუთითოთ საკითხები, მაგრამ დარწმუნდით, რომ ასევე შესთავაზეთ წახალისება. სავარაუდოა, რომ თანამშრომელი უკეთესად იმუშავებს, თუ თავს მხარდაჭერას იგრძნობს.
სცადეთ თქვათ:”მე ვიცი, რომ ამ მიზნების მიღწევა შეიძლება მართლაც ძნელი იყოს. მაგრამ მე მჯერა შენი. მე ვიცი, რომ თქვენ ნიჭიერი ხართ და მე აქ ვარ თქვენი მხარდასაჭერად.”
3 მეთოდი 2: ეფექტური გამოხმაურება
ნაბიჯი 1. მიეცით უკუკავშირი ყველა თანამშრომელს, რომელსაც უშუალოდ აკონტროლებთ
როგორც წესი, თანამშრომლის მენეჯერი უნდა იყოს ის, ვინც გამოხმაურებას მისცემს. თუ თქვენ მართავთ ადამიანებს, თქვენი საქმეა მიაწოდოთ მათ დროული, მკაფიო გამოხმაურება. ზოგიერთ შემთხვევაში, შეიძლება უფრო მიზანშეწონილი იყოს, რომ ადამიანური რესურსებიდან ვინმემ გადაწყვიტოს ეს საკითხი. მაგალითად, თუ ეს არის მგრძნობიარე საკითხი ჯანმრთელობასთან დაკავშირებით, HR პროფესიონალი შეიძლება იყოს უკეთ აღჭურვილი ამ საკითხის მოსაგვარებლად.
- თუ თქვენ ხართ მცირე ბიზნესის მფლობელი, შეიძლება დაგჭირდეთ თქვენი თანამშრომლებისთვის უკუკავშირის უზრუნველყოფა. ალტერნატიულად, შეგიძლიათ გადასცეთ ის თანამშრომელს, რომელსაც ენდობით.
- ყველა თანამშრომელმა უნდა მიიღოს უკუკავშირი, იქნება ეს ნახევარ განაკვეთზე თუ სრულ განაკვეთზე. სულ მცირე, ჩაწერეთ კვარტალური შეხვედრა შესამოწმებლად. მაგრამ ასევე გამოხმაურდით ნებისმიერ დროს, როდესაც ხედავთ შესრულების პრობლემას.
- მეტრიკა შესანიშნავი გზაა თქვენი თანამშრომლის პროგრესის თვალყურის დევნისთვის.
ნაბიჯი 2. დოკუმენტირება როგორც პრობლემებზე, ასევე პოზიტიურ შედეგებზე
მნიშვნელოვანია თვალყური ადევნოთ საერთო მუშაობას, რათა ობიექტურად შეაფასოთ როგორ მუშაობს თანამშრომელი. ეს ნიშნავს, რომ თქვენ გჭირდებათ მისი დოკუმენტირება, როდესაც რაიმე პრობლემა წარმოიქმნება. მაგალითად, თუ თქვენ ხართ მცირე ბიზნესის მფლობელი, შეიძლება გქონდეთ პრობლემა თანამშრომლებთან დროულად გამოჩენისთანავე. ყოველ ჯერზე, როდესაც ვინმე იგვიანებს, გააკეთეთ ჩანაწერი მათ საქმეში. თქვენ ასევე უნდა ახსენოთ მათ პირადად.
- ასევე მიუთითეთ დოკუმენტირება, როდესაც ვინმე აკეთებს რაღაცას კარგად. მაგალითად, თუ თქვენმა თანამშრომელმა გადაწყვიტა ბევრი დრო გაეტარებინა მომხმარებლის დასახმარებლად, ჩაწერეთ მათ ფაილში, რომ ისინი წავიდნენ ზემოთ და მის მიღმა. ასევე, უთხარით მათ პირადად, რომ თქვენ აფასებთ მათ ძალისხმევას.
- თქვენ ასევე შეგიძლიათ გამოაგზავნოთ გამოხმაურება ელ.წერილში დამატებითი დოკუმენტაციის მისაღებად.
ნაბიჯი 3. მიეცით უკუკავშირი დროულად
უკუკავშირის სწრაფად მიწოდება საშუალებას გაძლევთ შეასწოროთ წარმოშობილი საკითხები და ის ასევე უზრუნველყოფს, რომ შესრულების საკითხი ახალი იყოს თანამშრომლის გონებაში. თუ გჭირდებათ ვინმეს გამოხმაურება, შეეცადეთ ეს რაც შეიძლება მალე გააკეთოთ. ეს შეიძლება ნიშნავდეს დღის ბოლოს, ან თუნდაც იმ მომენტში. თუ ეს უფრო რთული საკითხია, დაგეგმეთ რამდენიმე დღე.
- თუ თანამშრომელი კამათობს თანამშრომელთან ან კლიენტთან, კარგია, რომ ისინი გვერდით მიიყვანოთ, რათა დაუყოვნებლივ მოაგვარონ სიტუაცია. თქვენ ყოველთვის შეგიძლიათ გააგრძელოთ მოგვიანებით წერილობითი გამოხმაურებით.
- დარწმუნდით, რომ ასევე მოგცემთ პოზიტიურ გამოხმაურებას. თქვენ შეიძლება უთხრათ თანამშრომელს:”მე შევამჩნიე, რომ ამ ბოლო დროს თქვენ უფრო მეტ პასუხისმგებლობას იღებდით. მოდით შევხვდეთ მომავალ კვირას და ვისაუბროთ ლიდერულ შესაძლებლობებზე.”
- მიჰყევით ელ.წერილს, რომ შეახსენოთ რაზე ისაუბრეთ.
ნაბიჯი 4. გამოიყენეთ კონკრეტული ენა თქვენი მოსაზრებების გასარკვევად
მოერიდეთ ზოგად გამოყენებას. თქვენ არ გსურთ რაიმე გაურკვევლობა თქვენს გამოხმაურებაში. გამოიყენეთ ზუსტი ენა საკითხის მკაფიოდ გამოხატვისთვის და როგორ უნდა მოგვარდეს იგი.
- არ თქვათ: "თქვენ არ აკეთებთ კარგ საქმეს". ამის ნაცვლად, იყავით კონკრეტული და თქვით:”ეს სამუშაო მოითხოვს, რომ კვირაში ერთხელ ჩაატაროთ პერსონალის შეხვედრები. ბოლო 2 კვირის განმავლობაში თქვენ ვერ დაადგინეთ შეხვედრის დრო და არ გაამჟღავნეთ დღის წესრიგი. ეს იწვევს კომუნიკაციის დარღვევას და თქვენი გუნდის წევრებს არ აქვთ მიმართულება.”
- მოერიდეთ წინა გამოხმაურების წინააღმდეგობას. მაგალითად, იქნებ თქვენ გაქვთ პატარა ბუტიკი. თუ თანამშრომელს სთხოვეთ შემოდგომის ჩექმების ჩვენება, მოგვიანებით ნუ იტყვით, რომ მათ ნაცვლად სვიტერები უნდა გამოეჩინათ.
ნაბიჯი 5. შეარჩიეთ ობიექტური ტერმინები შესრულების აღსაწერად
ობიექტური სიტყვები ეყრდნობა ფაქტებს, ხოლო სუბიექტური ტერმინები ხშირად შეიძლება შეიცავდეს გრძნობებსა და ემოციებს. დარწმუნდით, რომ იყოთ ობიექტური, როდესაც გამოხმაურებას აძლევთ, ასე რომ თქვენ შეგიძლიათ გამოიყენოთ დოკუმენტაცია და ფაქტები თქვენი მოსაზრებების გასამყარებლად.
- იმის ნაცვლად, რომ თქვან:”თანამშრომელს აქვს ცუდი დამოკიდებულება”, თქვით:”თანამშრომელი უარს ამბობს დაესწროს გუნდის მშენებლობის საჭირო ვარჯიშებს და ხშირად იგნორირებას უკეთებს თანამშრომლებს, როდესაც ისინი ცდილობენ მათთან საუბარი”.
- სცადეთ თქვათ: "თანამშრომელი არ გამოიყურება კარგად", თქვით: "თანამშრომელი რეგულარულად მოდის სამსახურში ჯინსებით, როდესაც კომპანიის პოლიტიკა მოითხოვს ბიზნეს პროფესიონალურ ჩაცმულობას."
ნაბიჯი 6. მოერიდეთ აბსოლუტების გამოყენებას
აბსოლუტები იშვიათად მართალია, ამიტომ უმჯობესია არ გამოიყენოთ ისინი. შეეცადეთ არ თქვათ ისეთი სიტყვები, როგორიცაა: "თანამშრომელი არასოდეს არის დროზე", ან "თანამშრომელი ყოველთვის კამათობს". თქვენ ალბათ ვერ შეძლებთ ამ განცხადებების დამტკიცებას, თუ თანამშრომელი კითხვის ნიშნის ქვეშ აყენებს.
მეთოდი 3 -დან 3: მკაფიო მიზნებისა და სტანდარტების გადმოცემა
ნაბიჯი 1. დეტალურად აღწერეთ კომპანიის პოლიტიკა
დარწმუნდით, რომ დასაქმებულს აქვს წერილობითი ჩანაწერი წესების, რეგულაციებისა და სტანდარტების შესახებ. თქვენ ასევე უნდა დაწეროთ სამუშაოს დეტალური აღწერა, რათა მათ იცოდნენ რა არის საჭირო მათგან. ასევე მიუთითეთ საუბრისას ამ წერილობითი ჩანაწერის გადალახვა. ამრიგად, თქვენ შეგიძლიათ უპასუხოთ ნებისმიერ კითხვას, რომელიც გაჩნდება.
ნუ იტყვით მხოლოდ:”თანამშრომლებმა უნდა უპასუხონ კლიენტის წერილებს რაც შეიძლება მალე.” ამის ნაცვლად, დააწესეთ მკაფიო მოლოდინი სიტყვებით: "კლიენტის წერილებს პასუხი უნდა გაეცეს 10 საათის განმავლობაში"
ნაბიჯი 2. ახსენით, რატომ არის თითოეული მოვალეობა მნიშვნელოვანი
უთხარით თქვენს თანამშრომელს ამ მოლოდინის საფუძველი. თუ მათ ესმით, რატომ არიან ისინი საჭირო, ისინი უფრო სერიოზულად მიიღებენ მათ. თქვენ შეგიძლიათ გადახედოთ ამას ყოველ ჯერზე, როდესაც გჭირდებათ თანამშრომლის შეხსენება იმის შესახებ, თუ როგორ უნდა გააკეთოს თავისი სამუშაო.
თქვენ შეგიძლიათ თქვათ:”მიზეზი, რის გამოც მე მჭირდება, რომ აქ იყოთ 7:45 საათამდე, არის ის, რომ მე მჯერა თქვენ, რომ გახსნით ოფისს, სანამ სხვა თანამშრომლები ჩამოვლენ 8 საათზე.”
ნაბიჯი 3. მიეცით დასაქმებულს რესურსი, რომელიც მას სჭირდება წარმატების მისაღწევად
თქვენი ამოცანაა დაეხმაროთ თქვენს თანამშრომლებს წარმატების მიღწევაში, ასე რომ დარწმუნდით, რომ მიეცით მათ შესაბამისი ინსტრუმენტები. როდესაც თქვენ ახსნით თქვენს მოლოდინს, დარწმუნდით, რომ თქვენ განიხილეთ აქვს თუ არა მათ:
- საკმარისი ცოდნა
- საკმარისია გუნდის წევრები
- სწორი აღჭურვილობა
- Საკმარისი დრო
ნაბიჯი 4. ჩამოაყალიბეთ სტანდარტების შეუსრულებლობის შედეგები
დარწმუნდით, რომ თქვენს თანამშრომელს ესმის რა მოხდება, თუ ისინი არ გაამართლებენ თქვენს მოლოდინს. კვლავ მიაწოდეთ მათ ეს ინფორმაცია წერილობით და ასევე გააგრძელეთ საუბარი. ნუ ეცდებით დაემუქროთ ან შეაშინოთ თქვენი თანამშრომელი. ამის ნაცვლად, მშვიდად უთხარით მათ რა მოხდება, თუ ისინი წარმატებას არ მიაღწევენ.
თქვენ შეიძლება თქვათ: "თუ თქვენ ვერ მიიღებთ ამ ანგარიშებს დროულად, მე მომიწევს სხვა ვინმეს მართოს პროექტი"
Რჩევები
- როდესაც თქვენ წერთ დოკუმენტაციას, დაწერეთ იმის ცოდნით, რომ სავარაუდოდ მესამე მხარე წაიკითხავს მას. დარწმუნდით, რომ თქვენი სიტყვები ნათელია და ზუსტი.
- დარწმუნდით, რომ შეხვდით თანამშრომლებს პოზიტიური გამოხმაურების მისაღებად.
- ნება მიეცით თანამშრომლებს დაუსვან კითხვები, როდესაც მუშაობას განიხილავთ.
